Registra a tus empleados en Nómina

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la lista de las personas que trabajan contigo, con la información que hace falta para pagarles bien.

Ojo con una cosa que confunde: tus empleados no son tus contactos. Un cliente o un proveedor tienen los datos que hacen falta para facturar; un empleado tiene los que hacen falta para liquidar una nómina, que son otros — su contrato, su salario, su EPS, su fondo de pensión.

¿En qué te beneficia?

• Cada persona queda registrada una sola vez. Después no vuelves a escribir su cédula ni su cuenta en cada pago.
• Menos errores donde más duelen. Un dígito mal en una cédula es un aporte a seguridad social que se rechaza y una multa evitable.
• El salario mínimo que se exige es el que dice la ley para ese caso: el del año del contrato, la mitad a medio tiempo, el 75 % para un aprendiz en etapa lectiva. No tienes que acordarte tú.
• El código de actividad económica sale de la tabla oficial. Nada de copiar un código a mano y descubrir en la planilla de seguridad social que no existe.
• Sabes a quién le falta algo antes de liquidar, no el día que la planilla se cae.
• Tienes la relación de personal lista cuando la pide tu contador, un banco o una entidad.

¿Cómo funciona?

Arriba verás una tarjeta con el resumen en tres partes: tu plan y cuántos empleados llevas (en la prueba gratis, ilimitado), cuántos están activos y cuántos inactivos. Un empleado inactivo no desaparece —su historia se conserva— pero deja de entrar en las liquidaciones.

Cuando algo de su contrato cambia a mitad de mes —un aumento de sueldo, por ejemplo— no lo corriges encima: lo registras como una novedad, con la fecha desde la que vale. Así la nómina de ese mes paga cada parte con su salario: los días anteriores al cambio con el sueldo viejo y los siguientes con el nuevo, siempre sobre un mes de 30 días. Si le subes de $2.000.000 a $2.500.000 desde el día 17, el mes paga 16 días a $2.000.000 y 14 a $2.500.000: $2.233.333. Todo cambio queda en su Historial, con el valor de antes y el de después.

Debajo está la lista, con el nombre, el cargo, la identificación, el salario, el estado (un punto verde si está activo) y el tipo de contrato de cada persona. Puedes buscar por nombre o documento, ordenar por cualquier columna y filtrar por Identificación, Cargo, Salario o Estado.

Para agregar a alguien, el botón Nuevo empleado te ofrece tres caminos. Funcionan Agregar manualmente e Importar desde Excel; Agregar desde contrato está en construcción.

El alta manual va en cuatro pasos: Datos personales → Contrato → Afiliaciones → Datos de pago. Cada paso se revisa antes de dejarte avanzar, así no llegas al final y descubres que faltaba algo del principio.

En el paso del contrato hay varias cosas que conviene saber:

• El salario que escribes va sin el auxilio de transporte. El auxilio es una opción aparte, más abajo.
• El salario mínimo que te exige depende de tres cosas, y te lo dice ahí mismo, debajo del campo:
  • El año de la fecha de contratación. Un contrato de 2025 se revisa con el salario mínimo de 2025 ($1.423.500) y uno de 2026 con el de 2026 ($1.750.905). Por eso conviene poner primero la fecha.
  • La jornada. A medio tiempo se exige la mitad: en 2026, $875.452,50.
  • El tipo de trabajador. Un Trabajador de tiempo parcial también va con la mitad; un Aprendiz del SENA en etapa lectiva, con el 75 %; y los estudiantes no tienen mínimo. Los demás, un salario mínimo completo.
• Al escribir el salario, el auxilio de transporte se marca solo: Sí si gana menos de dos salarios mínimos y No desde ahí. Si tu caso es distinto, lo cambias después.
• El salario integral solo se puede marcar desde 13 salarios mínimos ($22.761.765 en 2026): 10 salarios más el 30 % prestacional, como exige el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo. Por debajo, la opción Sí aparece apagada y te explica por qué.
• El código CIIU y el de subactividad se eligen de una lista, la tabla oficial de actividades económicas para riesgos laborales (Decreto 768 de 2022). Escribes el código o una palabra —4711, panadería— y eliges. La subactividad se habilita cuando eliges el CIIU, cada opción te muestra su clase de riesgo y su descripción, y se borra si cambias el CIIU. Las dos son obligatorias.
• El nivel de riesgo lo eliges tú y no cambia solo al elegir la subactividad. Revisa que coincida con la clase que muestra la subactividad.
• El código de centro de trabajo va solo en números, máximo 9.
• Un contrato a término fijo necesita su fecha de finalización. Es obligatoria (lleva asterisco): sin ella la nómina no sabe cuándo termina el contrato para liquidar solo los días trabajados, y Terminar contrato no tiene el plazo pactado. En obra o labor, aprendizaje y prácticas sigue siendo opcional.

En Afiliaciones van su EPS, su fondo de pensiones, su fondo de cesantías y su caja de compensación. Las cuatro son obligatorias, y no por capricho: sin ellas esa persona queda por fuera del archivo de seguridad social y su aporte hay que gestionarlo a mano. Ahí mismo van su cargo y su área — el área decide con qué cuentas se contabiliza su nómina, por eso se elige de una lista y no se escribe.

En Datos de pago solo se te pide el método. Si eliges uno que mueve una cuenta bancaria, aparecen los datos de la cuenta; si le pagas en efectivo, no te pide nada más.

Un detalle que ahorra tiempo: el municipio se busca escribiendo. No eliges primero el departamento; escribes "Medell" y aparece Medellín, Antioquia.

Desactivar y eliminar no son lo mismo, y conviene saber cuál te sirve:

🔑 En ninguno de los dos casos se borra su historia. Sus nóminas, sus comprobantes contables y los desprendibles que ya le enviaste siguen en Liquidación, en Pagos y en tus reportes — como debe ser: son documentos que ya salieron.

Qué pasa si le cambias el salario. Las nóminas que ya calculaste no se mueven: cada una guardó el salario del día en que se hizo. El valor nuevo se usa a partir del siguiente cálculo. Y una nómina ya contabilizada no se puede recalcular, ni siquiera a propósito.

Video: agrega tu primer empleado

¿Qué aprenderás?

• Cómo llegar al listado de empleados y qué te dice cada tarjeta.
• Cómo agregar a una persona paso a paso.
• Qué salario mínimo te va a exigir según el año, la jornada y el tipo de trabajador.
• Cómo elegir su código CIIU y su subactividad.
• Cómo buscar a alguien cuando la lista crezca.

Paso a paso

1. Entra a Nómina y abre Empleados en el menú de la izquierda.
2. Pulsa Nuevo empleado y elige Agregar manualmente.
3. En Datos personales, completa lo obligatorio (lo marcado con *):
   • Tipo y número de identificación: cédula de ciudadanía en la mayoría de los casos; usa cédula de extranjería, PEP o pasaporte si corresponde.
   • Primer nombre y primer apellido. Los segundos son opcionales.
   • Municipio: empieza a escribir y elígelo de la lista.
   • Dirección y correo electrónico.
   • Celular, opcional pero útil para enviarle su colilla.
4. Pulsa Siguiente. En Contrato:
   • Elige el tipo de contrato y pon la fecha de contratación antes del salario: de la fecha depende el mínimo.
   • Elige la jornada y escribe el salario. Si el aviso de debajo lo pide, súbelo hasta el mínimo que te indica.
   • Revisa el auxilio de transporte, que se marca solo al escribir el salario.
   • En Código CIIU, pulsa la lista, escribe el código o una palabra de la actividad y elige.
   • En Código de subactividad, elige la que describa lo que hace tu empresa.
5. Pulsa Siguiente y completa Afiliaciones y Datos de pago.
6. Pulsa Guardar. La persona aparece en la lista de Empleados.
7. Empleados se abre en Lista y ficha: a la izquierda tus empleados (8 por página, con ‹ › abajo), cada uno con su cargo, su contrato y su salario; a la derecha la ficha del que elijas, siempre abierta. Arriba ves cuántos activos tienes, cuánto suman sus salarios al mes y cuántos inactivos.
8. Para encontrar a alguien, escribe en Buscar por nombre o documento. De entrada ves a los activos; en Filtrar eliges Inactivos o Todos.
9. La ficha de la derecha te lo cuenta en una frase: qué hace, desde cuándo, con qué contrato (y en rojo si es a término fijo y ya tiene fecha de fin), cuánto gana y cómo se le paga. Si se le paga por banco y no tiene cuenta registrada, lo dice en rojo: así no saldría en el archivo del banco. Debajo: su Último pago, sus Vacaciones acumuladas, el Tiempo contigo y su seguridad social (EPS, pensión, ARL, caja y cesantías).
10. Desde la ficha: Editar y el ícono de Novedades abren su ficha completa; el ícono de Terminar contrato abre el mismo asistente de siempre.
11. ¿Prefieres la tabla? Pulsa el ícono Tabla arriba. Ahí tienes el buscador, Filtrar (Identificación, Cargo, Salario, Estado) y, para activar o desactivar a varios a la vez, marca sus casillas y usa Activar o Desactivar. Lista y ficha te devuelve.

Para ver o corregir los datos de alguien

1. Toca su nombre en la lista y, en su ficha, pulsa Editar o Ver la ficha completa (en la vista Tabla, el ojo de su fila). Se abre su ficha: arriba su inicio de labores, el tiempo que lleva, su cargo y su salario, y debajo las pestañas Información general y Conceptos recurrentes.
2. Su información está en cuatro bloques: Datos principales, Condiciones contractuales, Afiliaciones y Datos salariales.
3. Pulsa Editar en el bloque que quieras cambiar. Solo se abre ese; los demás siguen como estaban.
4. Cambia lo que necesites y pulsa Guardar. Si te arrepientes, Cancelar lo deja todo igual.

Para registrar un cambio en su contrato (una novedad)

1. Abre su ficha y pulsa + Nueva novedad.
2. En Tipo de novedad marca lo que cambió: Cambio de salario, Cambio de tipo trabajador, Cambio de subtipo de trabajador, Cambio de alto riesgo pensión o Cambio de salario integral. Puedes marcar varios, o Seleccionar todos.
3. Elige la Fecha de inicio del cambio. No puede ser un día futuro, ni anterior a su contratación, ni un día que ya tenga otra novedad.
4. Llena el dato nuevo de cada tipo que marcaste (por ejemplo, el Salario sin el auxilio de transporte) y pulsa Continuar.
5. Te preguntamos si quieres actualizar también sus datos desde esa fecha. Déjalo encendido para que la nómina lo tenga en cuenta; si lo apagas, la novedad queda anotada pero su ficha y su nómina no cambian.
6. Pulsa Continuar. Verás ¡Listo el cambio para el/la empleado/a!; pulsa Aceptar.

Si el cambio es desde el día 1 del mes, no hace falta una novedad: corrígelo con Editar.

Para quitar una novedad que registraste por error

1. En su ficha, pulsa ⋯ › Gestionar novedad. Arriba ves sus Valores Actuales; debajo, cada novedad con la fecha y los Valores Anteriores que reemplazó.
2. Para quitar una novedad entera pulsa la papelera junto a su fecha y confirma con Eliminar. Si la novedad cambió varias cosas y solo quieres deshacer una, pulsa la × de ese valor.
3. Todavía no se ha guardado nada: verás Cambios pendientes por guardar. Pulsa Guardar para aplicarlo, o Cancelar para dejar todo como estaba.
4. Si quitaste la novedad más reciente, el dato de tu empleado vuelve al valor que tenía antes (por ejemplo, su salario anterior). Si quitaste una más vieja, las siguientes se ajustan solas.

Para ver su historial

1. En su ficha, abre la pestaña Historial.
2. En Nómina ves cada periodo en que se le liquidó, con sus ingresos, deducciones, el pago total y su estado. Pulsa uno para abrir su detalle.
3. En Novedades ves los cambios de su contrato: la fecha, el tipo, el valor anterior y el nuevo. Cambia el Año para ver otros.

Para desactivar a alguien que ya no trabaja contigo

1. En el listado, pulsa el ⋮ de su fila (o, dentro de su ficha, el ⋯ de arriba a la derecha).
2. Elige Desactivar empleado. Pasa a Inactivo y deja de entrar en las nóminas nuevas.
3. Sus nóminas anteriores no se tocan. Y si vuelve, el mismo menú te ofrece Activar empleado.

Para eliminar a alguien creado por error

1. En el ⋮ de su fila elige Eliminar empleado (en su ficha, ⋯ › Eliminar).
2. Lee la ventana de confirmación y pulsa Eliminar.
3. Desaparece de tu lista, pero sus nóminas, comprobantes y desprendibles siguen ahí.

Errores comunes

• "Ya tienes un empleado con ese documento." Esa persona ya está registrada. Búscala en el listado en lugar de crearla otra vez; si la habías desactivado, sigue ahí.
• "El correo electrónico no es válido." Revisa que tenga arroba y dominio (nombre@empresa.com).
• "No encuentro el municipio." Escríbelo sin tilde o solo las primeras letras; la lista filtra sola.
• Al importar: "X no es un municipio de Y." El municipio tiene que ser del departamento de esa fila. Los nombres alternos más comunes se reconocen solos (Espinal, Guadalajara de Buga, Santiago de Tolú…) y se guardan con el nombre oficial.
• "El salario debe ser mayor o igual a…" El aviso te dice el mínimo y por qué: 1 SMLMV, 0.5 SMLMV o 75% SMLMV. Si esperabas otro, revisa la fecha de contratación (el mínimo es el de ese año) y la jornada.
• "Según el artículo 132 del CST, el salario integral no puede ser inferior a…" Marcaste salario integral con un salario menor a 13 salarios mínimos. Súbelo o deja la opción en No.
• "Selecciona el código de subactividad." Es obligatoria: elige primero el CIIU y después la subactividad. Si cambiaste el CIIU, la subactividad se borró y hay que elegirla otra vez.
• "La subactividad 1 no pertenece al CIIU 4711." Aparece al editar a alguien que se registró antes de que existieran las listas, con un código escrito a mano. Pulsa Editar en Condiciones contractuales y elige la subactividad de la lista.
• "No encuentro mi actividad en la lista de CIIU." La lista trae las actividades que tienen clasificación de riesgo en el Decreto 768 de 2022. Si la tuya no está, el mismo decreto indica elegir la más parecida; confírmala con tu ARL.
• "El código de centro de trabajo debe tener máximo 9 números." Escríbelo solo con números, sin letras ni guiones.
• "No encuentro dónde poner el cargo." El cargo se pide en el paso de Afiliaciones, no en el primero. Y si ya creaste a la persona, lo cambias en su ficha, en el bloque Afiliaciones.
• "El empleado ya tiene este salario." Escribiste el mismo salario que tiene hoy. Si el cambio es otro, revisa la cifra; si no hay cambio, no hace falta la novedad.
• "Ya hay una novedad con esa fecha." Ese día ya tiene una novedad registrada. Elige otro día, o quita la anterior en ⋯ › Gestionar novedad si era un error.
• "Cambié el documento y me dice que ya existe." Otro empleado tuyo ya tiene ese número. Revisa cuál es antes de seguir: lo más probable es que la persona esté registrada dos veces.

¿Qué no hace todavía?

• Los corregimientos de Amazonas, Guainía y Vaupés (La Chorrera, La Pedrera, Tarapacá, Yavaraté…), Barranco Minas y Belén de Bajirá todavía no están en la lista de municipios. Si alguien de tu equipo vive allí, escríbenos.
• Las listas de EPS y de cajas de compensación están incompletas. Tenemos las principales; si no encuentras la tuya, escríbenos y la agregamos.
• En el alta manual el tipo de trabajador es siempre Dependiente. Aprendices, estudiantes y trabajadores de tiempo parcial se registran con Importar desde Excel.
• El nivel de riesgo no se llena solo con la subactividad: lo eliges tú.
• No puedes crear un empleado a partir de su contrato: el botón existe y todavía no funciona.
• El cambio de ciudad o departamento y el de dirección aparecen en la lista de novedades pero todavía no se pueden elegir: corrige esos datos con Editar.
• Solo el cambio de salario parte el mes en tramos. Un cambio de tipo o subtipo de trabajador, de alto riesgo o de salario integral actualiza el dato del empleado, pero la nómina de ese mes se liquida con el dato nuevo desde el día 1.
• La planilla de seguridad social todavía no marca la variación de salario (la casilla VSP): la base sí sale con el salario de cada tramo.
• Una novedad guardada no se edita: si te equivocaste, quítala en ⋯ › Gestionar novedad y registra la correcta.
• Quitar una novedad no cambia las nóminas ya calculadas: el mes vuelve a salir con el salario correcto cuando lo recalculas.
• Si le corriges el documento o el nombre a alguien a quien ya le pagaste, ese cambio no llega solo a Contabilidad: su ficha de proveedor se queda con el dato anterior.