Registra a tus empleados en Nómina

(Categoría: Nómina)

Es la lista de las personas que trabajan contigo, con la información que hace falta para pagarles bien.

Ojo con una cosa que confunde: tus empleados no son tus contactos. Un cliente o un proveedor tienen los datos que hacen falta para facturar; un empleado tiene los que hacen falta para liquidar una nómina, que son otros — su contrato, su salario, su EPS, su fondo de pensión.

• Cada persona queda registrada una sola vez. Después no vuelves a escribir su cédula ni su cuenta en cada pago.
• Menos errores donde más duelen. Un dígito mal en una cédula es un aporte a seguridad social que se rechaza y una multa evitable.
• Sabes a quién le falta algo antes de liquidar, no el día que la planilla se cae.
• Tienes la relación de personal lista cuando la pide tu contador, un banco o una entidad.

Arriba verás tres tarjetas con el resumen: cuántos empleados tienes, cuántos están activos y cuántos inactivos. Un empleado inactivo no desaparece —su historia se conserva— pero deja de entrar en las liquidaciones.

Para agregar a alguien, el botón Nuevo empleado te ofrece tres caminos. Hoy funciona Agregar manualmente; Importar desde Excel y Agregar desde contrato están en construcción.

El alta manual va en cuatro pasos: Datos personales → Contrato → Afiliaciones → Datos de pago, y ya están los cuatro. Cada paso se revisa antes de dejarte avanzar, así no llegas al final y descubres que faltaba algo del principio.

En el paso del contrato hay dos cosas que conviene saber:

• El salario que escribes va sin el auxilio de transporte. El auxilio es un interruptor aparte, justo debajo.
• El mínimo que te exige depende de la jornada: un salario mínimo completo si trabaja tiempo completo, y la mitad si es medio tiempo. Te lo dice ahí mismo, debajo del campo.

En Afiliaciones van su EPS, su fondo de pensiones, su fondo de cesantías y su caja de compensación. Las cuatro son obligatorias, y no por capricho: sin ellas esa persona queda por fuera del archivo de seguridad social y su aporte hay que gestionarlo a mano. Ahí mismo van su cargo y su área — el área decide con qué cuentas se contabiliza su nómina, por eso se elige de una lista y no se escribe.

En Datos de pago solo se te pide el método. Si eliges uno que mueve una cuenta bancaria, aparecen los datos de la cuenta; si le pagas en efectivo, no te pide nada más.

Un detalle que ahorra tiempo: el municipio se busca escribiendo. No eliges primero el departamento; escribes "Medell" y aparece Medellín, Antioquia.

• Cómo llegar al listado de empleados y qué te dice cada tarjeta.
• Cómo agregar a una persona paso a paso.
• Qué documento elegir según el caso.
• Cómo buscar a alguien cuando la lista crezca.

1. Entra a Nómina y abre Empleados en el menú de la izquierda.
2. Pulsa Nuevo empleado y elige Agregar manualmente.
3. En Datos personales, completa lo obligatorio (lo marcado con *):
   • Tipo y número de identificación: cédula de ciudadanía en la mayoría de los casos; usa cédula de extranjería, PEP o pasaporte si corresponde.
   • Primer nombre y primer apellido. Los segundos son opcionales.
   • Municipio: empieza a escribir y elígelo de la lista.
   • Dirección y correo electrónico.
   • Celular, opcional pero útil para enviarle su colilla.
4. Pulsa Siguiente y completa Contrato, Afiliaciones y Datos de pago.
5. Pulsa Guardar. La persona aparece en el listado como Activa.
6. Para encontrar a alguien después, usa el buscador: sirve tanto con el nombre como con el número de documento.

• "Ya tienes un empleado con ese documento." Esa persona ya está registrada. Búscala en el listado en lugar de crearla otra vez; si la habías desactivado, sigue ahí.
• "El correo electrónico no es válido." Revisa que tenga arroba y dominio (nombre@empresa.com).
• "No encuentro el municipio." Escríbelo sin tilde o solo las primeras letras; la lista filtra sola.
• "El salario que escribí no lo acepta." Revisa el aviso de debajo del campo: te dice el mínimo exigido, y cambia si la jornada es de medio tiempo.
• "No encuentro dónde poner el cargo." El cargo no se pide en el alta: la referencia tampoco lo pide ahí. Llegará con la ficha del empleado.

• Las listas de EPS y de cajas de compensación están incompletas. Tenemos las principales; si no encuentras la tuya, escríbenos y la agregamos.
• El banco y los códigos CIIU y de subactividad se escriben a mano, todavía no se eligen de una lista.
• No puedes importar desde Excel ni crear un empleado a partir de su contrato: los dos botones existen y todavía no funcionan.
• No hay exportación del listado.
• Todavía no se puede editar, desactivar ni eliminar desde el listado.
• Todavía no se liquida nómina: esta pantalla arma la lista, el cálculo viene después.