Libro mayor y balances

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Libro mayor y balances es el resumen de todas tus cuentas contables en un periodo: con cuánto empezó cada una, cuánto entró y salió, y con cuánto terminó. Se descarga en PDF o en Excel, listo para archivar, imprimir o entregar.

Es el documento que se guarda como libro oficial de la contabilidad del periodo.

¿En qué te beneficia?

• Cumples con tus libros sin armarlos a mano. El archivo sale directo de tu contabilidad, con todas las cuentas y en el orden de tu catálogo.
• Cierras el mes con seguridad. Al final el total del débito es igual al del crédito: si tu contabilidad cuadra, lo ves de un vistazo.
• Le entregas a tu contador o a un revisor un solo archivo con todo, sin darle acceso a tu cuenta.
• Lo tienes guardado. Cada descarga queda en el Historial de exportables por 15 días.

¿Cómo funciona?

Cada factura, pago, compra o comprobante que registras deja movimientos en tus cuentas contables. Este reporte recorre tu catálogo de cuentas en su orden y, para cada cuenta, calcula:

• Saldo anterior: todo lo registrado antes de la fecha de inicio del periodo.
• Movimientos (Débito y Crédito): lo que se registró dentro del periodo.
• Saldo final: el saldo anterior más los movimientos.

Cada saldo va en la columna de su sentido (débito o crédito). Los movimientos se muestran completos, sin restar uno del otro. Una cuenta que tiene subcuentas muestra la suma de todas ellas, y la sangría del nombre indica en qué nivel del catálogo está. Al final va la fila de totales, en la que el débito y el crédito son iguales en las tres columnas.

Tiene las mismas cifras que el Balance de prueba: es el mismo cálculo, preparado para descargar. Lo anulado no cuenta.

Cierre anual: si lo activas y el periodo pertenece a un año que ya cerraste, las cuentas de ingresos y gastos se ven en ceros y el resultado aparece en el patrimonio, como queda después del cierre. Apagado (como viene), ves las cuentas de resultado con sus movimientos del año.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A descargar el libro de un periodo en PDF o en Excel.
• A incluir o no el cierre anual y las cuentas sin saldo.
• A encontrar el archivo en el Historial de exportables.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Contables y pulsa la tarjeta Libro mayor y balances (lleva la etiqueta PDF + 1: se descarga en PDF y en Excel). Se abre una ventana.

2. Elige el formato. Arriba están PDF (viene elegido) y Excel. Debajo verás el formato que vas a recibir.

3. Elige el periodo. Es obligatorio y arranca en este mes. Pulsa el campo Periodo y elige un atajo (Hoy, Este mes, Este año, Año anterior…) o marca en el calendario el día de inicio y el de fin, y pulsa Aplicar.

4. Decide qué incluir. En Incluir: marca Cierre anual si quieres ver el periodo como queda después del cierre del año (pasa el mouse por la i para leer qué hace), y Cuentas con saldos en cero si quieres el catálogo completo. Sin esa casilla, las clases y los grupos salen siempre y, de ahí para abajo, solo las cuentas con saldo o con movimientos.

5. Exporta. Pulsa Exportar.

• En Excel, el archivo se descarga en ese momento y la ventana se cierra.
• En PDF, verás el aviso Generando archivo PDF: el archivo se prepara, te llega al correo y queda en Reportes › Historial de exportables. Pulsa Historial de exportables para descargarlo desde ahí.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El archivo salió casi vacío". En ese periodo no hay saldos ni movimientos: solo verás las clases y los grupos en cero. Amplía el periodo —por ejemplo a Este año— o revisa que estés en la empresa correcta.

"No me llegó el PDF al correo". Revisa la carpeta de correo no deseado. El PDF igual queda en Reportes › Historial de exportables por 15 días: descárgalo desde ahí.

"Las cuentas de ingresos y gastos salen en cero". Tienes marcado Cierre anual y el periodo pertenece a un año cerrado. Desmárcalo para ver sus movimientos.

"Las cifras no coinciden con las del Balance de prueba". Revisa que los dos tengan el mismo periodo y las mismas casillas (Cierre anual, Cuentas con saldos en cero). El Balance de prueba además se puede filtrar por centro de costos: con uno elegido, las cifras cambian.

Qué no hace todavía

• No se ve en pantalla: solo se descarga. Para consultarlo en pantalla usa el Balance de prueba, que tiene las mismas cifras, y para ver los movimientos de una cuenta, Movimientos por cuenta contable.
• No se filtra por centro de costos ni por una cuenta en particular.
• No trae el detalle de cada documento: muestra los totales por cuenta. El detalle de cada asiento está en el Libro diario.
• El PDF no baja en el momento: se prepara y te llega al correo y al Historial de exportables.