Exportar facturas

(Categoría: Reportes › Para trabajar)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la forma de sacar todas tus facturas de venta de un periodo a un archivo que abres en Excel, con una fila por cada producto vendido: la fecha, el número, el cliente, cómo te pagó, el producto, su cantidad, su precio, su descuento, su impuesto y los totales. Sirve para hacer tus propios análisis, cruzar con otra información o entregárselo a tu contador.

¿En qué te beneficia?

• No copias nada a mano: todas las ventas del mes, con su detalle, en un clic.
• Analizas como quieras: con filtros y tablas dinámicas de Excel sabes qué producto vendiste más, a qué cliente, con qué forma de pago o qué vendedor.
• Le das a tu contador lo que necesita: facturas, impuestos y totales por documento, incluidas las anuladas para que cuadre la numeración.
• Entran también las ventas del POS, así que tienes todo lo facturado en un mismo archivo.

¿Cómo funciona?

• El archivo trae las facturas emitidas en el periodo que elijas (por su fecha de emisión), o todas si pulsas Exportar todo. Incluye las de Contabilidad y las del POS, y los documentos POS electrónicos.
• Una fila por producto. Si una factura tiene tres productos, ocupa tres filas y los datos de la factura (fecha, número, cliente, forma de pago…) se repiten en cada una, para que puedas filtrar por cualquiera de ellos.
• En cada fila, Subtotal - ítems es lo de ese producto antes de impuestos y ya con su descuento; Ítem - Total le suma el impuesto. Propina y Total - factura son de la factura completa (se repiten en sus filas).
• Ítem - Descuento es el porcentaje de descuento de ese producto.
• Las anuladas salen, con estado Anulada y sus valores, para que la numeración no tenga huecos. Los borradores no salen: todavía no son una venta.
• Estado legal dice Ninguna si el documento no es electrónico; si lo es, Emitida, En proceso o Por emitir, según cómo va ante la DIAN.
• El archivo es un CSV (Vecipp - Facturas - <tu empresa> - <fecha>.csv) que Excel abre directamente en columnas, con las tildes bien. Los números van con coma decimal y sin separador de miles, para que Excel los tome como números y puedas sumarlos.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A exportar las facturas de un periodo o todas las que tienes.
• A hacerlo desde Reportes o desde el listado de Facturas de venta.
• A leer las columnas del archivo.

Paso a paso para usar la función

Desde Reportes

1. Entra a Reportes, abre la categoría Para trabajar y pulsa Exportar facturas.

2. Se abre la ventana Exportar facturas con el Periodo de este mes. Para cambiarlo, pulsa el campo y elige un atajo (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana anterior, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año, Año anterior) o marca el primer y el último día en el calendario y pulsa Aplicar.

3. Pulsa Exportar para bajar las facturas de ese periodo, o Exportar todo para bajar todas las que has hecho. El archivo se descarga y la ventana se cierra.

Desde Facturas de venta

1. Entra a Ingresos › Facturas de venta, pulsa Más acciones y elige Exportar.

2. En la ventana Exportar Facturas elige el periodo en la lista (Presente: Hoy, Esta semana, Este mes, Este año; Pasado: Ayer, Semana anterior, Mes anterior, Año anterior) o escribe las fechas en Desde y Hasta (queda en Manual).

3. Pulsa Exportar o Exportar todo. Es el mismo archivo que el de Reportes.

Para abrirlo: haz doble clic en el archivo; Excel lo abre en columnas. Si tu Excel lo muestra todo en una sola columna, ábrelo desde Excel con Datos › Desde texto/CSV y elige el punto y coma como separador.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Sale «No hay registros para exportar»". No hay facturas emitidas en ese periodo. Elige otras fechas, o pulsa Exportar todo.

"Mi factura no aparece". Si está como borrador no se exporta: finalízala. Revisa también que su fecha de emisión esté dentro del periodo.

"Una factura aparece varias veces". Es normal: sale una fila por cada producto. Para contar facturas, cuenta los Códigos distintos; para sumar ventas, suma Subtotal - ítems o Ítem - Total, no Total - factura (que se repite en cada fila de la misma factura).

"En la ventana dice «Excel» y bajó un CSV". Es un archivo de texto separado por punto y coma que Excel abre directamente; si lo guardas desde Excel puedes pasarlo a .xlsx.

Qué no hace todavía

• No trae Sucursal, Centro de costo ni Orden de compra: las columnas están, pero Vecipp todavía no guarda esos datos en la factura de venta.
• La moneda siempre es COP (tasa 1): Vecipp todavía no factura en otras monedas.
• No se envía por correo: se descarga en el momento, sin importar cuántas facturas tenga el periodo. Queda además en Reportes › Historial de exportables durante 15 días, por si necesitas bajarlo otra vez.
• Las notas crédito y débito no van en este archivo: se consultan en sus propias pantallas.