Conciliador fiscal: compara lo que tiene la DIAN con tu contabilidad

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

La DIAN guarda una copia de cada documento electrónico que tu negocio emite o recibe: tus facturas de venta, tus documentos POS, tus notas crédito y débito, tus documentos soporte y las facturas que te hacen tus proveedores. El Conciliador fiscal trae ese listado de un periodo y lo compara, documento por documento, con lo que registraste en Vecipp.

Así ves de un vistazo lo que la DIAN tiene y tú no, lo que tú tienes y la DIAN no, y lo que está en los dos lados pero no coincide.

¿En qué te beneficia?

Evitas sanciones. Si la DIAN tiene una factura de compra que no registraste, o tú declaraste una venta que no quedó emitida, lo ves antes de declarar, no cuando te llegue un requerimiento.
No pierdes IVA descontable. Una factura de proveedor que nunca registraste es un IVA que no descontaste. El conciliador te la muestra con su valor.
Dejas de conciliar en Excel. El cruce que hacías a mano con el reporte de la DIAN, fila por fila, lo hace Vecipp por ti.
Tu contador trabaja sobre datos confirmados. Llega al cierre con las ventas y las compras cuadradas contra la DIAN.

¿Cómo funciona?

Vecipp trae el listado de la DIAN de dos formas: con tu token de acceso (el enlace que la DIAN te manda al correo para entrar a su portal) o subiendo el archivo que descargas de su portal. El token dura una hora y Vecipp no lo guarda: lo usa una sola vez para traer el listado.
Cada documento busca su pareja. Primero por su CUFE (el código único de la factura electrónica); si no lo encuentra, por su número (prefijo y consecutivo) y, en las compras, también por el NIT del proveedor, porque dos proveedores pueden tener una factura con el mismo número.
Los colores te dicen qué hacer:
- Conciliado: el documento está en los dos lados y todo coincide. Se concilia solo, y no se puede deshacer.
- Amarillo: está en los dos lados, pero algo no coincide (el total, el contacto, la fecha o el número). Revisa y, si está bien, acéptalo.
- Rojo: está solo en un lado. Sin registro en Vecipp significa que la DIAN lo tiene y tú no; Sin registro en la DIAN, al revés.
Tu lado siempre está al día. Vecipp lee tus documentos cada vez que abres la conciliación: si creas la factura que faltaba y pulsas Actualizar, aparece conciliada.
Conciliar no cambia tu contabilidad. No se crea ningún asiento ni se mueve ningún saldo: solo comparas y decides.
Las ventas y las compras van por separado. Los documentos soporte y sus notas de ajuste van en Compras, aunque los emitas tú. Los documentos de nómina electrónica también vienen en el listado, pero se revisan en Nómina: aquí solo se cuentan.
Los impuestos se comparan por tipo (IVA, INC, ICUI…): el listado de la DIAN trae el IVA de cada documento en una sola cifra, sin separar las tarifas.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A sacar el token o el listado del portal de la DIAN, a crear una conciliación, a leer su resumen, a conciliar documento por documento —crear lo que falta, aceptar lo que no coincide, marcar lo que no tiene factura electrónica— y a revisar lo conciliado.

Paso a paso para usar la función

Antes de empezar: necesitas tener activada tu facturación electrónica en Vecipp. Sin ella, el conciliador te lleva a habilitarla.

1. Consigue tu acceso a la DIAN (en el portal de la DIAN)

Entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login (la sección Facturando electrónicamente de la DIAN).
Elige Empresa (si tu negocio es una persona jurídica: documento del representante legal y NIT) o Persona (si eres persona natural: tu tipo y número de documento) e ingresa tus datos.
La DIAN te muestra «Se ha enviado la ruta de acceso al correo…». Abre ese correo: trae un botón Ingrese aquí que vale por 60 minutos.
Ahora tienes dos caminos:
- Con el token (el más rápido): haz clic derecho sobre Ingrese aquí y elige Copiar dirección del enlace. Ese enlace es tu token: lo pegas en Vecipp en el paso 2.
- Con el archivo: haz clic en Ingrese aquí para entrar al portal y ve a Histórico → Descarga de listados. Deja el NIT receptor vacío (así trae lo que emitiste y lo que recibiste), elige el Rango de fechas y en Grupos deja Todos. Pulsa Exportar Excel. Se crea una tarea en la tabla de abajo; cuando termine (a veces hay que recargar la página), descárgala desde Acciones. Te baja un archivo .zip: no hace falta descomprimirlo.

2. Crea la conciliación (en Vecipp)

Ve a Contabilidad → Conciliador fiscal.
La primera vez, pulsa Importar información: Vecipp te muestra Numeraciones a conciliar. Marca las numeraciones que quieres revisar (por defecto van todas) y pulsa Guardar cambios. Después, usa Crear conciliación; las numeraciones las cambias con el botón ⚙.
En Conecta tu usuario de la DIAN, pega tu enlace en Token de acceso o sube el .zip (o el .xlsx que trae dentro) en Sube un archivo de la DIAN. Pulsa Continuar.
En Elige la información a sincronizar, revisa el Periodo a sincronizar. Si subiste el archivo, Vecipp propone los meses que cubre; puedes cambiarlo con los atajos (Este mes, Mes pasado, Bimestre pasado…) o en el calendario. Pulsa Continuar.
Vecipp importa la información. Con token puede tardar un par de minutos: puedes pulsar Continuar en segundo plano y seguir trabajando.
En ¡Información importada! verás cuántos documentos de venta y de compra trajo. Pulsa Continuar.

3. Revisa el resumen

En Conciliación fiscal N ves cuánto falta por conciliar en ventas, en compras y en total, y las tablas Ventas y Compras con lo que tiene Vecipp, lo que tiene la DIAN y la diferencia: total sin impuestos, cada impuesto, las devoluciones y los totales netos. Con Comparar con Vecipp apagado ves solo la columna de la DIAN. Ver detalles lo abre por clase de documento. Imprimir te deja el resumen en PDF.

4. Concilia documento por documento

Pulsa Conciliar. A la izquierda ves tus documentos de Vecipp y a la derecha los de la DIAN, en parejas. Cambia entre Ventas y Compras con las pestañas.
Según el caso:
- Sin registro en Vecipp: pulsa Crear documento; se abre la pantalla para crearlo. Cuando lo guardes, vuelve y pulsa Actualizar. Si es un documento que no reconoces, pulsa Archivar: sale de la conciliación y lo encuentras en la ficha Archivados, donde puedes Desarchivar si cambias de opinión.
- Sin registro en la DIAN: si el documento es electrónico, pulsa Revisar factura y comprueba que esté emitido. Si no tiene factura electrónica (una venta con numeración no electrónica, o una compra de papel), pulsa Venta sin soporte o Compra sin soporte: sale de la conciliación y lo encuentras en Sin soporte electrónico. Si te equivocaste, ábrelo ahí y pulsa Desmarcar venta sin soporte (o compra).
- Amarillo: lee la diferencia que te muestra la tarjeta. Si está bien, pulsa Aceptar.
Posponer te devuelve al resumen: todo lo que decidiste queda guardado.
En Conciliados ves lo que ya cuadró. Desde el menú ⋮ de cada fila puedes Ver detalles, Descargar XML (de lo que emitió Vecipp) o Deshacer conciliación (solo de lo que aceptaste a mano).

Errores comunes y cómo solucionarlos

«El token venció o ya no es válido (dura 1 hora)»: pide uno nuevo en el portal de la DIAN y vuelve a pegarlo. O usa el camino del archivo.
«Pega el enlace completo del botón «Ingrese aquí»»: copiaste solo una parte. Haz clic derecho sobre el botón del correo y elige Copiar dirección del enlace.
«Este listado es de otro contribuyente»: el archivo es de otro NIT. Descarga el de tu empresa.
«El archivo no parece un listado de la DIAN»: subiste otro Excel. Descárgalo desde Histórico → Descarga de listados.
«La DIAN no respondió a tiempo»: el portal de la DIAN está lento o caído. Inténtalo más tarde o sube el archivo.
Muchos documentos en «Sin registro en la DIAN»: son tus documentos con numeraciones no electrónicas. Márcalos sin soporte, o quita esas numeraciones en ⚙ Numeraciones a conciliar.
No puedo deshacer una conciliación: las conciliaciones automáticas (datos iguales en los dos lados) no se deshacen. Solo se deshace lo que aceptaste con diferencias.

Qué no hace todavía

«Crear documento» abre la pantalla vacía: todavía no llena solo el proveedor, el número ni los valores del documento de la DIAN.
No compara impuestos por tarifa (IVA 5 % y 19 % por separado): compara el total de cada tipo de impuesto.
No se puede cancelar una importación en curso. Si ya empezó, termina, y la conciliación aparece en tu listado.
La conexión con token se probó con la estructura del portal de la DIAN de septiembre de 2026. Si la DIAN cambia su portal, usa el camino del archivo mientras lo ajustamos.
No crea documentos ni pagos de forma automática a partir de lo que trae la DIAN: tú decides qué registrar.