Cómo registrar una nota de débito a un cliente

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una nota de débito es lo contrario a la nota crédito: sirve para cobrarle a un cliente algo que no quedó en la factura original — intereses de mora, un aumento de precio, un flete o cualquier cargo extra.

¿En qué te beneficia?

Cobras lo que se te estaba quedando por fuera. Los intereses de mora y los ajustes de precio son plata que muchos negocios pierden por no tener cómo facturarla.
Sin tocar la factura original, que ya está emitida y no se debe modificar.
La deuda del cliente se actualiza sola y el asiento contable queda hecho, con su IVA si aplica.

¿Cómo funciona?

Eliges la factura a la que se le suma el cargo, el tipo de cargo (mora, ajuste de precio, otros) y el valor. Vecipp aumenta lo que el cliente debe y genera el asiento contra la cuenta de ingreso que corresponda a ese tipo.

Mientras la nota no sea electrónica y no tenga pagos, la puedes editar (conserva su número y Vecipp rehace el asiento y el inventario), eliminar o anular y volver a facturar. También puedes guardarla como borrador y facturarla después. Una nota electrónica ya está ante la DIAN: esa no se edita ni se elimina, se anula con una nota crédito (más abajo).

Si la factura es electrónica, al guardar Vecipp emite la nota débito electrónica ante la DIAN, con numeración NDE, y se la envía a tu cliente por correo cuando la aprueba. Un documento POS no admite nota débito. El detalle completo está en la guía Facturación electrónica, Parte 17.

¿Y si la factura está en dólares?

La nota débito puede ir en otra moneda: elige la Moneda en Ajustes a tu nota de débito. Usa su propia tasa (la de hoy, que puedes cambiar con el lápiz) y solo puedes asociarla a facturas en esa misma moneda. Al pie ves el Total y el Total COP. Cuando el cliente te la pague en dólares, la diferencia entre la tasa del pago y la de la nota queda como ganancia o pérdida en cambio. Si es electrónica, va a la DIAN en pesos y se le informa la moneda y la tasa, igual que la factura.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A cobrarle a un cliente un valor adicional sobre una factura que ya emitiste: intereses porque se atrasó en el pago, un aumento de precio que se pactó después, la corrección de un cobro que quedó corto, o gastos de gestión de cobranza. Aprenderás a decidir si ese cargo se suma a lo que el cliente ya te debe o se cobra en el acto, y a revisar el asiento contable antes de guardar.

Una nota de débito es lo contrario de una nota crédito: la nota crédito le baja al cliente lo que debe, la nota de débito se lo sube.

Paso a paso para usar la función

Hay dos formas de empezar. Elige la que te quede más cómoda:

Desde el menú (si todavía no tienes la factura abierta)

Ve a Contabilidad → Ingresos → Notas de débito y haz clic en "+ Nueva nota de débito".
En Cliente, busca y elige al cliente.
En Factura de venta asociada, elige la factura sobre la que va el cargo. Se habilita cuando eliges el cliente, y cada factura muestra debajo su fecha de Creación.

Desde la factura (más rápido si ya la tienes a la vista)

Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y abre la factura.
Haz clic en "Aplicar nota de débito". El formulario se abre con el cliente y la factura ya puestos.

Y a partir de ahí, en los dos casos:

Completa el resto de los datos de arriba:
- Tipo de nota de débito: Intereses, Gastos por cobrar, Cambio del valor u Otros. No es solo una etiqueta: define a qué cuenta contable se lleva el ingreso, así que elige la que de verdad corresponda. Debajo del campo verás a qué cuenta va (por ejemplo, Va a Ingresos por Intereses financieros). Si en la razón o en los conceptos escribes intereses o mora y el tipo no es Intereses, Vecipp te avisa a qué cuenta iría cada uno y te ofrece "Cambiar a Intereses".
- Fecha de creación: la fecha con la que queda registrado el documento.
- Arriba a la derecha ves el número que va a llevar la nota (No. ND-4, por ejemplo) y, debajo, el nombre de la numeración con un lápiz ✎. Si manejas varias series, haz clic ahí para cambiar la numeración o crear una nueva sin salir de la pantalla.
Agrega lo que estás cobrando en Productos y servicios. Esta sección aparece apenas eliges el cliente, con una primera línea lista para llenar:
- "Agregar línea" cuando el cargo corresponde a algo de tu catálogo — al elegir el producto se llenan su precio y su impuesto.
- "Agregar concepto libre" cuando no lo es, que es lo más común: escribes el texto a mano (por ejemplo, "Intereses de mora de septiembre"). No hace falta inventar un producto en el inventario para poder cobrarlo.
- En cada línea ajustas cantidad, precio, descuento (%) e impuesto, y con "Agregar referencia y/o descripción ✎" le agregas un texto debajo del producto. El ⋮ de la línea trae Editar ítem —abre la ficha del producto en otra pestaña, así no pierdes la nota que estás llenando; solo aparece cuando la línea ya tiene un producto— y Remover línea, que la quita. Abajo verás el subtotal, el descuento, los impuestos y el total calculados en vivo.
- Para poner el mismo descuento en varias líneas de una vez: marca sus casillas (o la de la cabecera para marcarlas todas). Aparece la franja "N ítems seleccionados": escribe el porcentaje en "Aplicar descuento" y haz clic en Aplicar.
- Si agregas un producto de tu inventario, la nota lo descarga, igual que una venta: sale de la bodega (la de «Más ajustes», o la de la factura) y el asiento registra su costo. Un concepto libre no mueve inventario.
Revisa la Razón de la nota. Al elegir la factura se escribe sola ("Nota de débito a factura FV-12") y, si cambias de factura, se cambia con ella mientras no la hayas escrito tú; haz clic en ella o en su lápiz ✎ para cambiarla. Es obligatoria y es el motivo por el que la estás haciendo: sale en el documento impreso y en el campo "Otro texto" del XML. Debajo, en Notas (también con su lápiz), puedes agregar comentarios que aclaren el documento y que sí verá tu cliente.
Elige en Información de pago el Método de pago. Empieza vacío y es obligatorio: si guardas sin elegirlo verás "El método de pago es requerido".
- Crédito: la nota queda como una cuenta por cobrar propia, con su saldo y su fecha de vencimiento, aparte de la factura: el saldo de la factura no cambia. Por eso también sirve sobre una factura ya pagada: la factura sigue pagada y la nota queda por cobrar. En la tabla eliges el Plazo (arranca en De contado) y el sistema calcula la Fecha de vencimiento; si prefieres elegir la fecha tú mismo, cámbiala y el plazo pasa a Manual. Puedes dejar Observaciones. La cobras después desde Pagos recibidos (ver «Cobrar una nota de débito a crédito», abajo).
- Contado: el cliente lo paga ahora. En la tabla eliges el Medio de pago (efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito o transferencia), la Cuenta bancaria (obligatoria si no es efectivo) y, si quieres, Observaciones. En este caso el saldo de la factura no cambia, porque la plata ya entró.
Si falta configurar alguna cuenta contable, arriba del formulario aparece un aviso con el enlace para arreglarlo. El asiento que queda lo ves después en el detalle, pestaña Contabilidad.
Si la factura es electrónica, arriba del formulario verás el aviso «Esta factura es electrónica»: al guardar se emite la nota débito electrónica. Si la factura todavía no está aprobada por la DIAN, o es un documento POS, el aviso te lo dice y el botón Guardar queda deshabilitado.
Haz clic en Guardar. El botón ⋮ que está a su lado trae tres opciones más: Guardar como borrador (ver abajo), Guardar y ver factura (te lleva al detalle) y Guardar e imprimir (te lleva al detalle y abre la impresión). Los comentarios solo se pueden agregar después de guardar.

El detalle de una nota de débito

Al abrir una nota ves arriba "Nota de débito ND-4" con su estado y, a la derecha:

⋮ con Editar, Descargar (baja el PDF), Clonar y, si está por cobrar, Anular.
Compartir (el ícono de compartir): envía la nota por correo a tu cliente con tu plantilla.
Imprimir. La hoja impresa lleva tu logo arriba a la izquierda, los datos de tu empresa al centro y el número de la nota a la derecha. Si todavía no subiste tu logo, en su lugar sale el texto Nota débito.
+ Agregar pago si está por cobrar, o Facturar si es un borrador o una nota anulada que quieres volver a emitir.

Debajo, tres cajas que cuentan la nota: La venta (la factura, su valor, su fecha y el cliente; haz clic para abrirla) + Lo que le sumaste (el número y el valor de la nota, su tipo y su concepto) = Le cobraste en total (la factura más la nota) y cómo entró el dinero: de contado (por qué medio y a qué cuenta), lo que todavía te debe con su vencimiento, o que ya te pagó. Si la nota está anulada o es un borrador, dice que no suma.

Si la nota es electrónica, el título dice "Nota de débito electrónica NDE-1" y debajo de las tarjetas aparece la tarjeta del documento electrónico: arriba, el escudo y el número ante la DIAN con su estado en una píldora (Emitida, Enviando…, Validando, Reintentando o Rechazada), y debajo tres pasos:

DIAN: aceptada (con la fecha y la hora), enviándose mientras responde, o rechazada con el motivo y qué hacer.
Cliente: Entregada (a qué correo), Sin correo si el cliente no tiene correo en Contactos, o No enviada.
Estado de la nota: Finalizada cuando ya está cobrada, Por cobrar o Anulada.

Más abajo está el CUDE con su botón para copiarlo, y los botones, todos del mismo tamaño: Reintentar envío (si fue rechazada o la DIAN no respondió), Enviar al cliente (a su correo o a otro), Ver en la DIAN y Descargar XML. Y al pie de la nota, como en el documento impreso, van el código QR, el número DIAN, la fecha de validación y el CUDE.

Luego, a la izquierda, Cómo quedó el cobro: el total de la nota, lo cobrado (de contado o con sus pagos, cada uno con su recibo de caja, la fecha y la cuenta; haz clic en el número para abrirlo) y lo que queda por cobrar (en rojo si debe), y debajo el asiento, que también puedes imprimir. A la derecha, la nota tal como se imprime, con una cinta que dice si está COBRADA, POR COBRAR, VENCIDA, ANULADA o en BORRADOR. Al final, una tarjeta con los archivos adjuntos (Subir archivo) y los comentarios, y al pie la lista de precios, el almacén, el centro de costo y quién la hizo.

Guardar como borrador y facturar después

Si todavía no quieres que la nota cuente, usa ⋮ → Guardar como borrador. La nota toma su número y queda en estado Borrador: no genera asiento, no mueve inventario, no se envía a la DIAN y no suma a lo que te debe el cliente (en el listado verás su total en Por cobrar solo como referencia). En la pestaña Contabilidad verás "Podrás ver el registro una vez factures este documento en borrador".

Un borrador lo puedes editar tantas veces como quieras (sigue siendo borrador) o eliminar. Cuando esté listo, ábrelo y pulsa Facturar → Sí en "¿Está seguro de que desea facturar esta nota de débito?". Verás "Tu documento ha sido facturado": la nota conserva su número, queda Por cobrar (o Cobrada si es de contado), se registra el asiento y, si la factura es electrónica, sale a la DIAN.

Editar una nota de débito

Desde el ⋮ del listado o del detalle, Editar abre "Modificar nota de débito" con todo lo que guardaste. La nota conserva su número. Al pulsar Guardar verás "Cambios guardados con éxito" y te quedas en el formulario. Vecipp devuelve a la bodega los productos de antes, saca los nuevos y rehace el asiento en el mismo registro (no queda un asiento duplicado).

No se puede editar una nota electrónica que la DIAN ya aprobó o que se está enviando, una anulada ni una que ya tiene pagos: en esos casos Editar aparece apagado y, al pasar el mouse (o debajo de la opción, en el detalle), te dice por qué y qué hacer.

Si la DIAN rechazó tu nota electrónica, sí puedes editarla: corrige el dato que te indicó la DIAN (el motivo está en la tarjeta de la DIAN del detalle) y pulsa Guardar. La nota conserva su número, se arma de nuevo con lo corregido y se envía otra vez a la DIAN sola; verás "Nota corregida" y Vecipp te lleva al detalle para que sigas su estado.

Eliminar una nota de débito

En el ⋮ del listado, Eliminar pregunta "¿Está seguro de que desea eliminar la nota de débito ND-4? Esta operación no se puede deshacer.". Al responder Sí, la nota desaparece de tus listados y reportes, los productos vuelven a tu inventario y su asiento queda anulado. Su número no se vuelve a usar. Igual que al editar, no se elimina una nota electrónica (salvo que la DIAN la haya rechazado), una anulada ni una con pagos.

Una nota electrónica rechazada por la DIAN también se puede eliminar, si prefieres no corregirla: como la DIAN nunca la registró, sale de la cola de envío, los productos vuelven y su asiento se anula. Su número NDE queda sin usar; eso no es un problema ante la DIAN, porque las notas débito no tienen un rango autorizado que haya que completar. Tampoco una de un mes que ya cerraste en contabilidad: reabre el período primero.

Clonar y descargar

Clonar (⋮ del detalle) abre una nueva nota de débito con los mismos datos —cliente, factura, productos, razón, método de pago y fecha— y el número siguiente. Revísala y guárdala.
Descargar baja la nota en PDF.

Cobrar una nota de débito a crédito

Una nota a crédito se cobra igual que una factura, pero por su lado:

Abre la nota en Contabilidad → Ingresos → Notas de débito. Arriba, junto al número, ves su estado: Por cobrar mientras le quede saldo, Cobrada cuando ya te la pagaron.
Pulsa «Agregar pago». Se abre Pagos recibidos con el cliente elegido y el saldo de la nota ya escrito.
Debajo de las facturas del cliente está la tabla «Notas débito por cobrar», con el Folio, el Total, lo que queda Por cobrar y el Monto recibido. Ajusta el monto si te pagó solo una parte. En un mismo pago puedes cobrar facturas y notas a la vez.
Guarda. En el detalle de la nota verás Valor total, Total cobrado y Por cobrar, y en Pagos asociados cada pago con su recibo de caja. Si anulas un pago, la nota vuelve a deber ese valor.

Anular una nota de débito

Si te equivocaste en una nota de débito, no se edita: se anula. Abre la nota en Contabilidad → Ingresos → Notas de débito.

Una nota con algún pago aplicado no se anula, sea o no electrónica: anula primero el pago en Pagos recibidos.

Un borrador no se anula: elimínalo, o factúralo si sí lo necesitas. Y una nota de un mes cerrado no se anula hasta que reabras ese período. Cuando no se puede anular, la opción aparece apagada con el motivo debajo.

Si la nota no es electrónica: en el ⋮, pulsa «Anular» y responde «Sí» a «¿Está seguro de que desea anular la nota de débito…?». La nota queda Anulada, su asiento se anula, deja de sumar a lo que te debe el cliente y los productos vuelven a tu inventario. Si te arrepientes, ábrela y pulsa Facturar: vuelve a quedar por cobrar con su mismo número, su asiento y sus productos.

Si la nota es electrónica: en el ⋮, pulsa «Anular», escribe la razón y confirma. Además de lo anterior, Vecipp emite una nota crédito electrónica (numeración NCE) que la corrige ante la DIAN; la ves en una segunda tarjeta del detalle. Solo se puede si la nota fue a crédito, el cliente todavía no le ha pagado nada y la DIAN ya la aprobó.

"Esa numeración no es de notas débito"

La nota solo se numera con una numeración de notas débito (la del lápiz ✎ junto al número). Si ves este mensaje, elige o crea una en Configuración › Numeraciones: así el consecutivo de tus facturas no pierde ningún número.

"La nota débito no puede tener fecha anterior a su factura"

Una nota de débito es un cargo sobre una factura que ya existe, así que su fecha de creación tiene que ser el mismo día de la factura o después. El calendario ya no te deja elegir un día anterior; si lo escribes a mano, el campo te avisa con la fecha de la factura. Cámbiala y guarda.

"Este documento necesita un centro de costo"

Tu empresa marcó el centro de costo como obligatorio para las notas débito. Elígelo en Más ajustes › Centro de costo y guarda otra vez.

Los campos que están en "Más ajustes"

Arriba a la derecha, el botón "Más ajustes" abre un panel lateral con los datos opcionales del documento. Ninguno cambia los números de la nota: sirven para dejar constancia y para que después puedas filtrar y entender de dónde salió cada cargo.

Almacén, Lista de precios, Vendedor y Orden de entrega.
Centro de costo y Sucursal del cliente.
Nota interna: para ti y tu equipo. Nunca se imprime ni se envía al cliente (para lo que sí ve el cliente usa "Notas").
Propinas: este interruptor es distinto — es una preferencia de tu empresa, no de esta nota. Al activarlo aparece un campo de propina en todas tus notas de débito, y lo que escribas ahí se suma al total sin descuentos ni impuestos.

Dónde ver las notas de débito de una factura

Al pie del detalle de cada factura de venta hay un panel con dos pestañas: Notas de débito y Notas crédito. Ahí ves de un vistazo todo lo que se le sumó y se le restó a esa factura, con la fecha, el número, el tipo, el estado y el total de cada documento. Haz clic en el número para abrir el documento completo.

Crear una nota de débito a partir de un archivo XML

Si ya tienes el documento electrónico en XML, no hace falta escribir las líneas una por una. En Contabilidad → Ingresos → Notas de débito, entra a "Más acciones" → "Nueva nota de débito desde XML" y sube el archivo. Se aceptan facturas y notas crédito o débito electrónicas (UBL 2.1), el documento adjunto que envía tu proveedor de facturación electrónica, y facturas de venta exportadas desde Vecipp.

El archivo tiene que ser de tu empresa: si el NIT del emisor no es el tuyo (por ejemplo, una nota que te mandó un proveedor), Vecipp no lo carga y te dice dónde registrarlo.
Si el archivo es una nota débito o crédito, Vecipp busca la factura que esa nota corrige (la que trae el XML como referencia), por su número —con o sin guion—, por su número ante la DIAN o por su CUFE, y la deja elegida. Si es una factura, se busca por su propio número.
Te avisa si esa nota ya está registrada en Vecipp, si la factura ya tiene notas de débito, o si la factura está anulada o en borrador.
Si el archivo trae un texto libre ("Otro texto"), llega escrito en el campo Razón — revísalo antes de guardar.
El impuesto de cada línea llega con la tarifa del archivo (por ejemplo, 19 %) y se guarda con ella. Si quieres que use un impuesto de tu catálogo —y su cuenta contable propia—, elígelo en la columna Impuesto antes de guardar.
Cada línea se busca en tu catálogo por su referencia y luego por su nombre exacto. Las que no coinciden con nada no se pierden: entran como concepto libre, con el nombre y el precio del archivo, listas para usarse tal cual.
Arriba del formulario aparece un aviso con lo que se leyó y lo que te toca revisar.

Nada queda registrado al subir el archivo. El tipo de nota y el método de pago no vienen en ningún XML: esos los eliges tú siempre. Leer el XML tampoco valida su firma ni su validez ante la DIAN.

Descargar el listado en Excel

En "Más acciones" → "Exportar" descargas un Excel con las notas que estás viendo, con las mismas columnas y en el mismo orden de la tabla (más una columna Moneda): cada nota en su moneda, y un total por moneda. Se respeta lo que tengas puesto en el buscador y en "Filtrar", así que si filtras por número, fecha, estado o Estado DIAN, el archivo trae solo eso — y en las primeras filas queda anotado qué filtros se aplicaron. Al final de la tabla se agrega una fila de TOTAL.

Cómo encontrar una nota de débito que ya registraste

Al entrar a Contabilidad → Ingresos → Notas de débito ves la vista "Lista y nota":

Arriba, cuatro cifras del mismo tamaño: lo Emitido (en cuántas notas), lo Cobrado (y qué parte de lo emitido es), lo que queda Por cobrar al día y lo Vencido (en rojo, con cuántas notas y cuál venció primero). No cuentan las anuladas ni los borradores, y cambian con el buscador y el "Filtro".
A la izquierda, la lista de la más reciente a la más antigua: cada nota con su número, la factura en gris, el cliente y el concepto, y a la derecha su total y lo que debe (en rojo y con la palabra vencida si ya pasó su fecha).
A la derecha, la ficha de la nota que elijas: su número, la fecha y el cliente, y el total a la derecha con "Agregar pago" (si debe algo), Imprimir y abrir la nota completa (la hoja como se imprime, el asiento y los comentarios). Debajo, sus datos en dos columnas (factura, concepto, forma de pago, vencimiento —en rojo con los días si ya venció—, subtotal, impuestos, DIAN y estado); una barra de Cómo va el cobro (verde lo cobrado, rojo lo vencido); los Conceptos y los Pagos con su recibo de caja (haz clic en el número para abrirlo) y el total cobrado. En el celular, tocar una nota abre su página.

El botón "Tabla" muestra todas las que llevas hechas, de la más reciente a la más antigua, con su número, cliente, fechas de creación y vencimiento, total, lo que queda por cobrar, su Estado DIAN (Emitida, En proceso, Por emitir o No electrónica) y su estado (Por cobrar, Cobrada, Anulada o Borrador). En una nota de contado, Vencimiento muestra su fecha de creación.

La barra "Buscar cliente" busca por tres cosas a la vez: el nombre del cliente, el número de la nota (ND-4) o el de la factura (FV-12). Escribe y presiona Enter.
"Filtro" abre el menú "Filtro por": Número, Creación, Vencimiento, Estado y Estado DIAN (en estos dos puedes marcar varios). Cada filtro queda como una etiqueta debajo de la barra: haz clic en ella para cambiarlo, en la papelera para quitarlo, en "+" para sumar otro, o en "Remover filtros" para quitarlos todos.
Haz clic en "Número", "Creación", "Vencimiento" o "Estado" para ordenar (otro clic invierte el orden).
Al pie eliges cuántas ver por página (10, 20 o 30) y te mueves entre páginas.
Haz clic en cualquier parte de la fila para abrir la nota. El menú ⋮ cambia según el estado: una por cobrar trae Imprimir, Editar, Anular y Eliminar; una cobrada o anulada, Imprimir y Editar; un borrador, Editar y Eliminar. Si marcas dos o más con sus casillas, arriba aparece la franja «N Seleccionados» con Imprimir (todas juntas), Descargar PDF (un solo PDF, una hoja por nota) y Descargar XML (un .zip con el XML de las que son electrónicas; si ninguna lo es, te lo avisa).

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Esta venta es un documento POS electrónico y no admite nota débito": cobra la diferencia con una venta nueva en factura electrónica.
"Esta factura electrónica todavía no está aprobada por la DIAN": espera a que la DIAN la apruebe; si fue rechazada, corrígela y reintenta el envío desde el detalle de la factura.
"Una nota débito electrónica no puede llevar propina": deja la propina en cero.
"Una nota débito de contado ya se cobró: no se puede anular" (solo en las electrónicas): el dinero ya entró. Si hay que devolverlo, registra una devolución.
"La nota débito ya se cobró (total o parcialmente): para anularla, anula antes el pago": la nota tiene pagos aplicados. Anúlalos en Pagos recibidos y vuelve a intentarlo.
"Stock insuficiente: hay X disponibles…": la nota lleva un producto del que no hay existencias en esa bodega. Elige otra bodega en «Más ajustes» o usa un concepto libre.
"Revise los campos obligatorios": falta algo marcado con asterisco (*) — cliente, tipo, factura, razón o método de pago. El campo que falta queda en rojo; en el método de pago verás "El método de pago es requerido".
"Una nota débito electrónica no se puede editar: ya está ante la DIAN" / "…no se puede eliminar: anúlala": una electrónica solo se corrige anulándola con nota crédito.
"Esta nota débito ya tiene pagos y no se puede editar" (o eliminar): anula primero el pago en Pagos recibidos.
"Esta nota débito se anuló ante la DIAN con una nota crédito: no se puede volver a facturar": registra una nota de débito nueva.
"Escribe la razón de la nota de débito": el campo Razón es obligatorio, porque es lo que explica el cargo en el documento impreso y en el XML.
"Falta configurar la parametrización contable": la nota necesita saber a qué cuentas llevar el movimiento. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y elige la cuenta de "Cuentas por cobrar", "IVA generado" y la de ingreso que corresponda al tipo de nota — "Ingresos por ventas", "Ingresos financieros" o "Ingresos no operacionales". Si una apunta a una cuenta de otra clase, el sistema también lo avisa y te dice cuál corregir.
- Consejo: apunta cada clave de ingreso a una cuenta distinta. Cuando no las has configurado, el sistema recomienda la misma cuenta para "Ingresos financieros" y "Ingresos no operacionales", y los cargos —incluida la propina, que va a la de no operacionales— terminarían mezclados en tu estado de resultados.
"La factura seleccionada no es de este cliente": cambiaste de cliente después de elegir la factura. Vuelve a elegir la factura del cliente correcto.
"Una nota de débito de contado necesita un medio de pago" / "…a crédito necesita un plazo de pago": completa el bloque de Información de pago según la opción que elegiste.
"Indica a qué cuenta bancaria entró el dinero": solo el efectivo entra por caja; cualquier otro medio necesita la cuenta bancaria para poder conciliarla después. Si esa cuenta bancaria tiene su propia cuenta contable, el dinero se registra ahí, así que lo ves en el saldo de ese banco.
"El período … está cerrado": la nota es de un mes que ya cerraste. Para editarla, eliminarla o anularla, reabre ese período en Contabilidad.
"Un borrador no se anula: elimínalo.": un borrador nunca se registró, así que no hay nada que anular.
"No se pudieron cargar las facturas de este cliente": falló la conexión. Pulsa Reintentar debajo del campo de la factura.
"Este cliente no tiene facturas en USD" (o la moneda que elegiste): la nota va en la moneda de su factura. Cambia la moneda en Más ajustes para ver las facturas en la otra moneda. Si cambias la moneda con una factura ya elegida, se quita y te lo avisa.
"No se puede anular la factura: tiene notas débito vigentes" (en la factura de venta): anula sus notas débito, o elimina las que estén en borrador, y vuelve a intentarlo. Una nota eliminada ya no la bloquea.
"Tu plan de Contabilidad no está activo…" al Compartir: sin plan puedes ver y descargar la nota, pero no enviarla por correo.
La factura que busco no aparece: solo se pueden usar facturas pagadas o por cobrar. Las anuladas y las que siguen en borrador no aparecen — conviértelas en factura primero.
No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.

Qué pasa con el cupo de crédito del cliente

Una nota de débito a crédito aumenta lo que el cliente te debe, así que le reduce el cupo de crédito disponible en la misma medida, y ese cambio se ve al instante en el selector de cliente, en la ficha del contacto y en el dashboard de Contabilidad. La factura y la nota se pagan cada una por su lado: la factura pasa sola a "Pagada" cuando se salda, y la nota a "Cobrada" cuando se salda la suya. Las dos aparecen en Cuentas por cobrar y en el Estado de cuenta por cliente.

Una nota de débito de contado no toca ese cupo: el dinero ya entró a tu caja o a tu banco.

Enviarla por correo: en el detalle, el botón Compartir abre el aviso de envío con el correo del cliente, el asunto y el mensaje de tu plantilla «Correo de nota débito de ingreso» y la nota en PDF adjunta. (La nota débito electrónica además le llega sola al cliente cuando la DIAN la aprueba.)

Facturas de Ingresos para terceros. Si eliges una factura hecha a nombre de mandantes, la tabla muestra la columna Mandante: en cada línea puedes elegir cualquier contacto (o dejarla como ingreso propio). Lo cargado a nombre de un mandante va a su cuenta de pasivo, no a tus ingresos.

Qué no hace todavía

Una nota débito de contado en otra moneda todavía no se puede: regístrala a crédito y cóbrala después con un pago.
Las notas de débito a proveedores están en otra pantalla: Contabilidad → Gastos → Notas débito (guía Notas débito a proveedores).
Un documento POS no admite nota débito, ni electrónica ni interna.
Una nota crédito no se puede cruzar contra una nota de débito: la nota de débito se cobra solo con pagos recibidos.
Los recordatorios automáticos de cobro (Configuración → Notificaciones de cobro) avisan de las facturas, no de las notas de débito.
Una nota electrónica aprobada no se edita ni se elimina (se anula con nota crédito), y una electrónica ya cobrada no se anula. La rechazada sí se edita o se elimina.
Una nota de contado no crea un recibo de caja: el cobro queda en su propio asiento, contra la caja o la cuenta bancaria que elegiste.
La tarjeta "Notas de crédito" del detalle siempre muestra $0, porque todavía no se puede aplicar una nota crédito a una nota de débito.
El XML no valida firma digital, CUFE ni autenticidad ante la DIAN.
La propina va a la cuenta de propinas que eliges en Configuración › Propinas (una de pasivo, porque es plata de tu equipo), la misma que usa el POS.