Cómo registrar una nota de débito a un cliente

(Categoría: Contabilidad)

Una nota de débito es lo contrario a la nota crédito: sirve para cobrarle a un cliente algo que no quedó en la factura original — intereses de mora, un aumento de precio, un flete o cualquier cargo extra.

• Cobras lo que se te estaba quedando por fuera. Los intereses de mora y los ajustes de precio son plata que muchos negocios pierden por no tener cómo facturarla.
• Sin tocar la factura original, que ya está emitida y no se debe modificar.
• La deuda del cliente se actualiza sola y el asiento contable queda hecho, con su IVA si aplica.

Eliges la factura a la que se le suma el cargo, el tipo de cargo (mora, ajuste de precio, otros) y el valor. Vecipp aumenta lo que el cliente debe y genera el asiento contra la cuenta de ingreso que corresponda a ese tipo.

Como toda nota, es inmutable: una vez emitida no se edita — así el histórico de lo que le cobraste a cada cliente no se puede reescribir.

A cobrarle a un cliente un valor adicional sobre una factura que ya emitiste: intereses porque se atrasó en el pago, un aumento de precio que se pactó después, la corrección de un cobro que quedó corto, o gastos de gestión de cobranza. Aprenderás a decidir si ese cargo se suma a lo que el cliente ya te debe o se cobra en el acto, y a revisar el asiento contable antes de guardar.

Una nota de débito es lo contrario de una nota crédito: la nota crédito le baja al cliente lo que debe, la nota de débito se lo sube.

Hay dos formas de empezar. Elige la que te quede más cómoda:

Desde el menú (si todavía no tienes la factura abierta)

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Notas de débito y haz clic en "+ Nueva nota de débito".
2. En Cliente, busca y elige al cliente.
3. En Factura de venta asociada, elige la factura sobre la que va el cargo. También puedes escribir el número (ej. FV-12) en "Buscar factura por número" y hacer clic en Buscar — el cliente se llena solo.

Desde la factura (más rápido si ya la tienes a la vista)

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y abre la factura.
2. Haz clic en "Aplicar nota de débito". El formulario se abre con el cliente y la factura ya puestos.

Y a partir de ahí, en los dos casos:

3. Completa el resto de los datos de arriba:
   • Tipo de nota de débito: Intereses, Gastos por cobrar, Cambio del valor u Otros. No es solo una etiqueta: define a qué cuenta contable se lleva el ingreso, así que elige la que de verdad corresponda.
   • Fecha de creación: la fecha con la que queda registrado el documento.
   • Arriba del todo, junto al nombre de tu empresa, ves el número que va a llevar la nota (ND-4, por ejemplo) y un botón con el nombre de la numeración. Si manejas varias series, haz clic ahí para cambiar la numeración o crear una nueva sin salir de la pantalla.
4. Agrega lo que estás cobrando en Productos y servicios. Esta sección aparece apenas eliges el cliente y la factura:
   • "Agregar línea" cuando el cargo corresponde a algo de tu catálogo — al elegir el producto se llenan su precio y su impuesto.
   • "Agregar concepto libre" cuando no lo es, que es lo más común: escribes el texto a mano (por ejemplo, "Intereses de mora de septiembre"). No hace falta inventar un producto en el inventario para poder cobrarlo.
   • En cada línea ajustas cantidad, precio, descuento e impuesto. Abajo verás el subtotal, el descuento, los impuestos y el total calculados en vivo.
   • Para poner el mismo descuento en varias líneas de una vez: marca sus casillas (o la de la cabecera para marcarlas todas), escribe el porcentaje en "Aplicar descuento" y haz clic en Aplicar.
   • Una nota de débito no mueve tu inventario: es un cobro, no una entrega de mercancía.
5. Escribe la Razón de la nota. Es obligatoria y es el motivo por el que la estás haciendo: sale en el documento impreso y en el campo "Otro texto" del XML. Debajo, en Notas, puedes agregar comentarios que aclaren el documento y que sí verá tu cliente.
6. Elige en Información de pago cómo se cobra:
   • Crédito: el cargo se suma al saldo pendiente de la factura, así que el cliente lo pagará junto con ella. Eliges el plazo (o escribes los días a mano) y el sistema calcula la fecha de vencimiento.
   • Contado: el cliente lo paga ahora. Eliges el medio de pago (efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito o transferencia) y, si no es efectivo, la cuenta bancaria a la que entró el dinero. En este caso el saldo de la factura no cambia, porque la plata ya entró.
7. Revisa el asiento contable que aparece al final: verás qué cuenta se debita y cuáles se acreditan, con su código y su nombre. Si falta configurar alguna, aparece un aviso con el enlace para arreglarlo.
8. Haz clic en Guardar. Desde el detalle puedes imprimir el documento, ver el asiento que quedó registrado y dejar comentarios y recordatorios sobre esa nota (los comentarios solo se pueden agregar después de guardar).

Arriba a la derecha, el botón "Más ajustes" abre un panel lateral con los datos opcionales del documento. Ninguno cambia los números de la nota: sirven para dejar constancia y para que después puedas filtrar y entender de dónde salió cada cargo.

• Almacén, Lista de precios, Vendedor y Orden de entrega.
• Centro de costo y Sucursal del cliente.
• Nota interna: para ti y tu equipo. Nunca se imprime ni se envía al cliente (para lo que sí ve el cliente usa "Notas").
• Propinas: este interruptor es distinto — es una preferencia de tu empresa, no de esta nota. Al activarlo aparece un campo de propina en todas tus notas de débito, y lo que escribas ahí se suma al total sin descuentos ni impuestos.

Al pie del detalle de cada factura de venta hay un panel con dos pestañas: Notas de débito y Notas crédito. Ahí ves de un vistazo todo lo que se le sumó y se le restó a esa factura, con la fecha, el número, el tipo, el estado y el total de cada documento. Haz clic en el número para abrir el documento completo.

Si ya tienes el documento electrónico en XML, no hace falta escribir las líneas una por una. En Contabilidad → Ingresos → Notas de débito, entra a "Más acciones" → "Nueva nota de débito desde XML" y sube el archivo. Se aceptan facturas y notas crédito o débito electrónicas (UBL 2.1), el documento adjunto que envía tu proveedor de facturación electrónica, y facturas de venta exportadas desde Vecipp.

• Si el número del archivo coincide con una factura tuya, la factura queda elegida sola.
• Si el archivo trae un texto libre ("Otro texto"), llega escrito en el campo Razón — revísalo antes de guardar.
• Cada línea se busca en tu catálogo por su referencia y luego por su nombre exacto. Las que no coinciden con nada no se pierden: entran como concepto libre, con el nombre y el precio del archivo, listas para usarse tal cual.
• Arriba del formulario aparece un aviso con lo que se leyó y lo que te toca revisar.

Nada queda registrado al subir el archivo. El tipo de nota y el método de pago no vienen en ningún XML: esos los eliges tú siempre. Leer el XML tampoco valida su firma ni su validez ante la DIAN.

En "Más acciones" → "Exportar" descargas un Excel con las notas que estás viendo. Se respeta lo que tengas puesto en el buscador y en "Filtrar", así que si filtras por tipo o por un rango de fechas, el archivo trae solo eso — y en las primeras filas queda anotado qué filtros se aplicaron. Al final de la tabla se agrega una fila de TOTAL.

En Contabilidad → Ingresos → Notas de débito ves todas las que llevas hechas, de la más reciente a la más antigua.

• La barra de búsqueda busca por las tres cosas a la vez: el número de la nota (ND-4), el número de la factura (FV-12) o el nombre del cliente. Escribe y presiona Enter.
• "Filtrar" abre los filtros finos: Tipo de nota, Método de pago (contado o crédito) y un rango de fechas Desde/Hasta. El número al lado de "Filtrar" te dice cuántos tienes puestos, y "Limpiar filtros" los quita todos de una vez.
• Al pie de la tabla eliges cuántas ver por página (10, 25, 50 o 100) y te mueves con las flechas.
• Haz clic en el número de cualquier fila para abrir el detalle, con el asiento contable y la opción de imprimir.

• "La factura ya está pagada, así que la nota de débito no se le puede sumar al saldo": una nota a crédito se suma a lo que todavía se está cobrando, y esa factura ya no tiene saldo. Regístrala como Contado para cobrar el cargo ahora.
• "Escribe la razón de la nota de débito": el campo Razón es obligatorio, porque es lo que explica el cargo en el documento impreso y en el XML.
• "Falta configurar la parametrización contable": la nota necesita saber a qué cuentas llevar el movimiento. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas → Parametrización contable y elige la cuenta de "Cuentas por cobrar", "IVA generado" y la de ingreso que corresponda al tipo de nota — "Ingresos por ventas", "Ingresos financieros" o "Ingresos no operacionales". Si una apunta a una cuenta de otra clase, el sistema también lo avisa y te dice cuál corregir.
  • Consejo: apunta cada clave de ingreso a una cuenta distinta. Cuando no las has configurado, el sistema recomienda la misma cuenta para "Ingresos financieros" y "Ingresos no operacionales", y los cargos —incluida la propina, que va a la de no operacionales— terminarían mezclados en tu estado de resultados.
• "La factura seleccionada no es de este cliente": cambiaste de cliente después de elegir la factura. Vuelve a elegir la factura del cliente correcto.
• "Una nota de débito de contado necesita un medio de pago" / "…a crédito necesita un plazo de pago": completa el bloque de Información de pago según la opción que elegiste.
• "Indica a qué cuenta bancaria entró el dinero": solo el efectivo entra por caja; cualquier otro medio necesita la cuenta bancaria para poder conciliarla después.
• La factura que busco no aparece: solo se pueden usar facturas pagadas o por cobrar. Las anuladas y las que siguen en borrador no aparecen — conviértelas en factura primero.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.

Una nota de débito a crédito aumenta lo que el cliente te debe, así que le reduce el cupo de crédito disponible en la misma medida, y ese cambio se ve al instante en el selector de cliente, en la ficha del contacto y en el dashboard de Contabilidad. Cuando el cliente pague la factura completa —incluida la nota— la factura pasa sola a "Pagada".

Una nota de débito de contado no toca ese cupo: el dinero ya entró a tu caja o a tu banco.

• Solo del lado de Ingresos. Las notas de débito a proveedores (contra facturas de compra) todavía no están construidas.
• Un cargo a crédito sobre una factura que ya fue pagada de contado no se puede registrar: hoy ese cargo se registra de contado. Levantarlo requiere cuentas por cobrar que no dependan de una factura, algo que el sistema aún no modela.
• La nota de débito no se edita ni se anula.
• El XML no valida firma digital, CUFE ni autenticidad ante la DIAN.
• La propina se registra como otro ingreso, no como un pasivo con el empleado; si tu negocio la trata así, hay que ajustar el asiento a mano.