Ventas generales

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Ventas generales es el reporte que responde cuánto vendiste de verdad en un periodo. Suma tus facturas de venta y tus notas débito, les resta los descuentos y las devoluciones, y te muestra el resultado antes y después de impuestos. Debajo, un gráfico te enseña cómo se movieron tus ventas día a día o mes a mes, comparadas con el mismo periodo del año anterior, y una tabla con cada documento.

¿En qué te beneficia?

• Sabes cuánto vendiste, no solo cuánto facturaste. Los descuentos y las devoluciones ya están restados, así que la cifra es la que de verdad entró a tu negocio.
• Ves la tendencia de un vistazo. Los días flojos, los picos y si vas mejor o peor que el año pasado, sin armar gráficos en Excel.
• Separas tus ventas como las necesites: por bodega, por numeración, por cliente, por tipo de documento o por estado de cobro.
• Se lo entregas a tu contador en un clic: la descarga en Excel trae un documento por fila, lista para cruzar con tu banco o con tus declaraciones.

¿Cómo funciona?

El reporte lee tus documentos de venta, no tus asientos contables:

• Suman las facturas de venta por cobrar o cobradas y las notas débito.
• Restan las notas crédito (devoluciones).
• No cuentan las facturas anuladas ni los borradores.

Las cinco tarjetas de arriba se calculan así:

Algunas reglas que explican lo que ves:

• Cada documento cuenta en el día en que se creó (la nota débito, en su fecha).
• Una nota crédito toma la bodega y la numeración de la factura que devuelve. Por eso, al filtrar por una numeración de facturas, también ves sus devoluciones.
• Las notas crédito no tienen estado de cobro: si filtras por Por cobrar o Cobrada, quedan fuera.
• El gráfico Total ventas dibuja el total después de impuestos de cada día (o de cada mes), con las devoluciones restadas: una línea para el año del periodo y otra para el año anterior.
• Varios filtros de distinto tipo se cruzan (por ejemplo, Factura y un cliente). Dos filas del mismo tipo se suman (un cliente o el otro).
• Buscar y Filtrar solo afectan a la tabla. Las tarjetas, el gráfico y la descarga siguen mostrando todo lo que dejan los filtros de arriba.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A consultar tus ventas de un día, un mes o un año.
• A leer las cinco tarjetas y el gráfico diario y mensual.
• A filtrar por bodega, numeración, tipo de documento, estado y cliente.
• A buscar un documento en la tabla y a descargar el reporte en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Ventas y elige Ventas generales.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Pulsa el botón con las fechas y elige un atajo (Hoy, Este mes, Mes anterior, Este año…), que se aplica de inmediato, o marca en el calendario el día de inicio y el de fin y pulsa Aplicar.

3. Filtra, si lo necesitas.

• Bodega y Numeración: marca una o varias casillas.
• Más filtros: elige un Tipo de filtro —Tipo de documento, Estado o Cliente— y luego su valor. Con Agregar filtro sumas otra fila; con la X quitas una.
• Pulsa Actualizar para aplicar los filtros.

4. Lee el resultado. Arriba, las cinco tarjetas. Debajo, el gráfico Total ventas: cambia entre Diario y Mensual para ver la tendencia con más o menos detalle.

5. Revisa los documentos. En la tabla, escribe en Buscar un número de documento o el nombre de un cliente. Pulsa Filtrar para elegir una fecha de creación, y Quitar filtro para volver a ver todo. Cambia Ítems por página a 10, 20 o 30.

6. Descárgalo. Pulsa Descargar para bajar el Excel con los documentos que dejan los filtros de arriba.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Cambié la bodega y no pasó nada". Los filtros de la fila se aplican al pulsar Actualizar. Solo el periodo se aplica al elegirlo.

"No coincide con el Estado de resultados". Son dos miradas distintas: Ventas generales lee tus documentos por su fecha de creación, y el Estado de resultados lee tus asientos contables por su fecha. Si ajustaste o anulaste un asiento a mano, o creaste una factura con otra fecha contable, los dos reportes pueden diferir.

"Filtré por Estado y desaparecieron las devoluciones". Es correcto: una nota crédito no tiene estado de cobro. Para verlas, quita ese filtro o agrega Tipo de documento › Nota crédito.

"Busqué en la tabla y las tarjetas no cambiaron". Buscar y Filtrar solo filtran la tabla. Para que las tarjetas cambien, usa los filtros de arriba y pulsa Actualizar.

"Mi factura anulada no aparece". Es correcto: lo anulado no es una venta.

"La línea del año anterior está en cero". No hay ventas registradas en ese mismo periodo del año anterior.

Qué no hace todavía

• No filtra por centro de costo ni por vendedor. Para ver cuánto vendió cada vendedor, usa Ventas por vendedor.
• El gráfico solo compara con el año anterior, no con otro periodo que elijas.
• La descarga es solo en Excel, sin PDF, y no incluye lo que escribiste en Buscar ni el filtro de la tabla.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.