Ventas generales

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Ventas generales es el reporte que responde cuánto vendiste de verdad en un periodo. Suma tus facturas de venta y tus notas débito, les resta los descuentos y las devoluciones, y te muestra el resultado antes y después de impuestos. Debajo, un gráfico te enseña cómo se movieron tus ventas día a día o mes a mes, comparadas con el mismo periodo del año anterior, y una tabla con cada documento.

¿En qué te beneficia?

• Sabes cuánto vendiste, no solo cuánto facturaste. Los descuentos y las devoluciones ya están restados, así que la cifra es la que de verdad entró a tu negocio.
• Ves la tendencia de un vistazo. Los días flojos, los picos y si vas mejor o peor que el año pasado, sin armar gráficos en Excel.
• Separas tus ventas como las necesites: por bodega, por numeración, por cliente, por tipo de documento o por estado de cobro.
• Se lo entregas a tu contador en un clic: la descarga en Excel trae un documento por fila, lista para cruzar con tu banco o con tus declaraciones.

¿Cómo funciona?

El reporte lee tus documentos de venta, no tus asientos contables:

• Suman las facturas de venta por cobrar o cobradas y las notas débito.
• Restan las notas crédito (devoluciones).
• No cuentan las facturas anuladas ni los borradores.

Las cinco tarjetas de arriba se calculan así:

Algunas reglas que explican lo que ves:

• Cada documento cuenta en el día en que se creó (la nota débito, en su fecha).
• Una nota crédito toma la bodega y la numeración de la factura que devuelve. Por eso, al filtrar por una numeración de facturas, también ves sus devoluciones.
• Una nota crédito resta lo que valía antes de impuestos, y su impuesto sale de la tarjeta Impuestos: ese IVA ya no se lo cobraste al cliente. Por eso Después de impuestos baja exactamente lo que devolviste.
• En la tabla, las notas crédito salen con estado Aplicada, pero no tienen estado de cobro: si filtras por Por cobrar o Cobrada, quedan fuera.
• Cuadra con Ventas por ítem y Ventas por cliente: en el mismo periodo, Antes y Después de impuestos dan igual en los tres.
• El gráfico Total ventas dibuja el total después de impuestos de cada día (o de cada mes), con las devoluciones restadas: una línea para el año del periodo y otra para el año anterior.
• Los filtros de Más filtros se cruzan (por ejemplo, Factura y un cliente). Cada tipo de filtro se usa una sola vez, así que tienes como máximo tres filas: Tipo de documento, Estado y Cliente. En Tipo de documento puedes marcar varios a la vez (por ejemplo, Factura o Nota crédito).
• Cada grupo de filtros se confirma con su propio botón: el periodo se aplica al elegirlo, Bodega y Numeración con Actualizar, y Más filtros con el Aplicar de su ventana.
• Buscar y Filtrar solo afectan a la tabla. Las tarjetas, el gráfico y la descarga siguen mostrando todo lo que dejan los filtros de arriba.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A consultar tus ventas de un día, un mes o un año.
• A leer las cinco tarjetas y el gráfico diario y mensual.
• A filtrar por bodega, numeración, tipo de documento, estado y cliente.
• A buscar un documento en la tabla y a descargar el reporte en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Ventas y elige Ventas generales.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Pulsa el botón con las fechas y elige un atajo (Hoy, Este mes, Mes anterior, Este año…), que se aplica de inmediato, o marca en el calendario el día de inicio y el de fin y pulsa Aplicar.

3. Filtra por bodega o numeración, si lo necesitas. Marca una o varias casillas en Bodega o en Numeración y pulsa Actualizar.

4. Usa Más filtros para afinar. Pulsa Más filtros y se abre la ventana Filtros:

• En Seleccionar filtro elige Tipo de documento, Estado o Cliente, y en el selector de al lado, su valor. En Cliente puedes escribir para buscar; en Tipo de documento puedes marcar varios.
• Con Agregar filtro sumas otra fila, con la papelera quitas una y con Quitar filtros las vacías todas.
• Pulsa Aplicar para ver el reporte con esos filtros, o Cancelar para cerrar la ventana sin cambiar nada.

El botón queda resaltado y te dice cuántos filtros tienes aplicados, por ejemplo Más filtros 1.

5. Lee el resultado. Arriba, las cinco tarjetas. Debajo, el gráfico Total ventas: cambia entre Diario y Mensual para ver la tendencia con más o menos detalle.

6. Revisa los documentos. En la tabla, escribe en Buscar un número de documento o el nombre de un cliente. Pulsa Filtrar para elegir una fecha de creación, y Quitar filtro para volver a ver todo. Cambia Ítems por página a 10, 20 o 30.

7. Descárgalo. Pulsa Descargar para bajar el Excel con los documentos que dejan los filtros de arriba.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Cambié la bodega y no pasó nada". Bodega y Numeración se aplican al pulsar Actualizar. Solo el periodo se aplica al elegirlo.

"Quité un filtro y el reporte sigue igual". La papelera y Quitar filtros solo cambian la ventana de Más filtros: pulsa Aplicar para que el reporte se actualice. Si la cierras con Cancelar —o haciendo clic fuera—, vuelven los filtros que tenías aplicados.

"No me deja agregar otro filtro". Cada tipo de filtro se usa una sola vez y ya tienes los tres. Para cambiar uno, elige otro valor en su fila.

"No coincide con el Estado de resultados". Son dos miradas distintas: Ventas generales lee tus documentos por su fecha de creación, y el Estado de resultados lee tus asientos contables por su fecha. Si ajustaste o anulaste un asiento a mano, o creaste una factura con otra fecha contable, los dos reportes pueden diferir.

"Filtré por Estado y desaparecieron las devoluciones". Es correcto: una nota crédito no tiene estado de cobro. Para verlas, quita la fila de Estado con la papelera y pulsa Aplicar.

"Busqué en la tabla y las tarjetas no cambiaron". Buscar y Filtrar solo filtran la tabla. Para que las tarjetas cambien, usa los filtros de arriba: Actualizar para bodega y numeración, Aplicar para Más filtros.

"La tarjeta Notas crédito no coincide con lo que le devolví al cliente". La tarjeta muestra la devolución antes de impuestos; el impuesto devuelto está restado en la tarjeta Impuestos. Lo que devolviste en total es la suma de los dos.

"Mi factura anulada no aparece". Es correcto: lo anulado no es una venta.

"La línea del año anterior está en cero". No hay ventas registradas en ese mismo periodo del año anterior.

Qué no hace todavía

• No filtra por centro de costo ni por vendedor. Para ver cuánto vendió cada vendedor, usa Ventas por vendedor.
• En Estado y Cliente se elige uno solo: para ver dos clientes, consulta uno y luego el otro.
• El gráfico solo compara con el año anterior, no con otro periodo que elijas.
• La descarga es solo en Excel, sin PDF, y no incluye lo que escribiste en Buscar ni el filtro de la tabla.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.