Registra el pago de tu nómina

(Categoría: Nómina)

Es el último paso del mes: dejar registrado que ya le pagaste a tu gente.

Cuando contabilizaste la nómina, Vecipp anotó que tu empresa le debe el sueldo a cada empleado. Esa deuda queda abierta hasta que alguien diga de qué cuenta salió la plata. Eso es lo que haces aquí: eliges la fecha y la cuenta —el banco o la caja— y Vecipp crea el comprobante de egreso de cada persona y cierra su deuda.

Se entra por Nómina → Pagos, y la pantalla se llama Registro de pagos.

• Sabes cuánto debes de sueldos, en cualquier momento. Mientras no registres el pago, esa plata sigue apareciendo como deuda de la empresa. Registrarlo es lo que hace que el dato sirva.
• El saldo de tu banco refleja la realidad. La nómina es la salida de plata más grande del mes en la mayoría de los negocios. Si no se descuenta, tu cuenta dice que tienes más de lo que tienes.
• Queda el soporte de cada pago, con nombre y apellido. Un comprobante por empleado, con su documento, el monto y la fecha. Es lo que te van a pedir el día de una revisión.
• No hay que volver a teclear nada. El monto sale de la liquidación que ya calculaste; no lo copias a mano ni te puedes equivocar al escribirlo.
• Puedes pagar a todos o a uno solo. Si a alguien le pagaste aparte o en otra fecha, se registra por separado sin romper el resto.

Solo aparecen los periodos ya contabilizados. Un periodo que solo está calculado no sale en esta pantalla. El pago cierra una deuda, y esa deuda la crea el paso de contabilizar: sin él no hay nada que cerrar.

Se crea un comprobante de egreso por empleado, igual que se creó un comprobante contable por empleado al contabilizar. Cada uno lleva al empleado como tercero, así que puedes buscar después todo lo que le has pagado a esa persona.

La fecha del comprobante es la del pago, no la del periodo. Si pagas la nómina de septiembre el 5 de octubre, el egreso sale con fecha 5 de octubre —que es el día que salió la plata—, aunque el comprobante de la nómina lleve el 30 de septiembre.

Cada pago tiene dos movimientos, y así queda la cuenta en cero:

El empleado pasa a ser también un contacto. La primera vez que le pagas, Vecipp lo agrega a tus contactos de Contabilidad con su documento, para poder ponerlo como tercero del comprobante. Si esa persona ya estaba —por ejemplo, porque el dueño se paga a sí mismo y ya era proveedor—, se reutiliza el contacto que ya existía, no se duplica.

Cada empleado tiene su estado, y se ve en la lista del periodo:

Si pulsas dos veces, no pasa nada. A un empleado ya pagado no se le crea un segundo comprobante, aunque pulses Pagar todo de nuevo.

Y si algo falla a mitad de camino, no queda a medias. Si el comprobante de alguien no se pudo crear, esa persona vuelve sola a Por pagar para que lo intentes otra vez. No se queda atascada en Procesando.

• A encontrar los periodos que ya se pueden pagar.
• A registrar el pago de toda la nómina de una vez.
• A registrarle el pago a un solo empleado.
• A abrir y revisar el comprobante de egreso que se generó.

Pagar toda la nómina

1. Entra a Nómina → Pagos. Verás la pantalla Registro de pagos con un periodo por fila, y el año arriba por si necesitas otro.
2. Pulsa la fila del periodo que vas a pagar.
3. Se abre la lista de empleados de ese periodo, con su Total a pagar y su Estado.
4. Pulsa Pagar todo, arriba a la derecha.
5. Se abre la ventana Pagar nómina. Tiene dos campos:
   • Fecha de pago: viene puesta con la de hoy. Cámbiala si pagaste otro día.
   • Cuenta bancaria: elige de dónde salió la plata. Es obligatorio, y el botón Pagar no se activa hasta que la escojas.
6. Pulsa Pagar.
7. Cada empleado pasa a Pagado y Vecipp te confirma cuántos comprobantes creó.

Pagarle a un solo empleado

1. En la lista del periodo, busca su fila.
2. Pulsa el icono de pago que está al final de esa fila.
3. Se abre la misma ventana Pagar nómina, pero solo para esa persona.
4. Elige la fecha y la cuenta, y pulsa Pagar.

Sirve para quien cobró en otra fecha, o por otra cuenta, o cuando alguien quedó pendiente del pago general.

Ver el comprobante de un pago

1. En la fila de alguien ya pagado, pulsa el ojo del final.
2. Se abre su comprobante de egreso en Contabilidad, con el monto, la fecha, la cuenta de donde salió y el empleado como tercero.

También los encuentras todos juntos en Contabilidad → Gastos → Pagos, y sus movimientos en el Libro diario.

El periodo no aparece en la lista de Pagos Todavía no está contabilizado. Ve a Nómina → Liquidación, ábrelo y pulsa Contabilizar; después vuelve aquí.

"Primero hay que contabilizar la nómina: el pago cancela el pasivo que ese comprobante crea." Lo mismo de arriba, dicho por el sistema: se intentó pagar un periodo que solo estaba calculado.

"Estos empleados no tienen área asignada, y el área decide con qué cuenta se paga: …" El mensaje te dice el nombre. Ve a Empleados, ábrelo y elige su área (Administrativa, Operativa o Ventas).

"Falta la cuenta de «Pagos de empleados» del área …" Esa área no tiene elegida la cuenta donde quedó la deuda con el empleado. Se completa en Nómina → Configuración → Configuración contable, en la pestaña de esa área, sección Pagos de empleados.

"La cuenta «…» todavía no tiene cuenta contable asociada" La caja o el banco que elegiste no está enlazado con tu contabilidad. Vecipp intenta enlazarlo solo; si no puede, el mensaje te dice por qué. Se arregla en Contabilidad → Bancos.

Un empleado aparece con un guion en vez de un estado Su liquidación quedó en cero —por ejemplo, lo diste de alta y todavía no tiene salario—. No hay plata que pagarle, así que no se le crea comprobante. No es un pendiente tuyo.

Le pagué y quiero deshacerlo Desde Nómina no se deshace. El comprobante de egreso sí se puede anular desde Contabilidad → Gastos → Pagos, pero ten en cuenta que la nómina va a seguir diciendo «Pagado»: hoy las dos cosas no se enteran una de la otra.

• No se deshace un pago desde Nómina. No hay botón para devolver a alguien a Por pagar.
• Anular el egreso en Contabilidad no revierte el estado en Nómina. La deuda vuelve a abrirse en tus libros, pero la pantalla de Pagos sigue mostrando Pagado.
• No paga por ti. Vecipp no mueve plata ni se conecta con tu banco: registra un pago que ya hiciste.
• Toda la nómina se paga desde una sola cuenta a la vez. Si una parte salió del banco y otra de la caja, hay que registrar esos empleados por separado, uno a uno.
• No genera la colilla de pago del empleado. El comprobante es para tu contabilidad; el desprendible de nómina es otra cosa y todavía no existe.
• No paga la seguridad social. Lo que le debes a la EPS, al fondo y a la ARL se registró al contabilizar, pero pagar la planilla (PILA) es un proceso aparte que aún no está.