Rentabilidad por ítem

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el reporte que responde ¿cuánto gano con cada producto? Para cada producto de tu inventario que vendiste en el período te muestra cuánto vendiste, cuánto te costó eso que vendiste y la diferencia: tu rentabilidad, en pesos y en porcentaje.

Ventas por ítem te dice qué se vende; este reporte te dice qué te deja plata.

¿En qué te beneficia?

• Sabes qué productos te dejan ganancia y cuáles no. Un producto puede venderse mucho y dejar poco, o venderse poco y ser el que más margen te da.
• Detectas precios mal puestos. Un porcentaje bajo —o negativo— es la señal de que vendes por debajo de lo que te cuesta, o de que tu costo subió y el precio no.
• Decides con números, no con intuición: a qué producto darle vitrina, cuál poner en promoción sin perder y cuál dejar de comprar.
• No tienes que armarlo en Excel. El costo sale solo de tu inventario, venta por venta.

¿Cómo funciona?

La cuenta es esta:

Total vendido − Costo total = Rentabilidad total
Porcentaje = Rentabilidad total ÷ Total vendido

• Total vendido es lo que vendiste antes de impuestos, ya descontados los descuentos y las devoluciones. Es el mismo número que Antes de impuestos en Ventas por ítem: el impuesto no es tuyo, lo recaudas para la DIAN.
• Costo total es lo que te costó la mercancía que salió con esas ventas. 🔑 Se usa el costo del día en que vendiste, no el de hoy: si la semana pasada compraste más caro, tus ventas del mes anterior no cambian de rentabilidad. Es el mismo costo que queda registrado en tu contabilidad como costo de ventas.
• 🔑 El porcentaje es sobre lo que vendiste, no sobre lo que te costó. Si vendes en $12.000 algo que te costó $8.000, ganas $4.000, que es el 33,33 % de la venta.

Qué entra en el reporte

• Solo productos inventariables —los que manejan cantidades y costo— y los combos que tengan al menos un producto inventariable (su costo es la suma de lo que costaron sus componentes). Los servicios y los cobros de monto libre del POS no aparecen: no tienen un costo que medir.
• Tus facturas de venta, del POS o de Contabilidad, estén pagadas o no. ⚠️ Las anuladas y los borradores no cuentan.
• Tus notas débito suman a lo vendido, sin costo, porque no sacan mercancía.
• Tus notas crédito (devoluciones) restan lo vendido y también el costo de lo que volvió a tu inventario. Si lo devuelto no regresó al inventario —por ejemplo, porque llegó dañado—, se resta la venta pero no el costo: esa mercancía ya se perdió.
• 🔑 Tú eliges en qué fecha resta una nota crédito, desde Personalizar: en la fecha de la nota crédito (la que viene elegida) o en la fecha de la factura. La elección es de este reporte y de tu usuario: no cambia la de Ventas por ítem ni la de tu equipo.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Dónde está el reporte y qué significa cada tarjeta y cada columna.
• Cómo elegir el período, filtrar y descargarlo en Excel.
• Cómo decidir en qué fecha restan tus notas crédito.
• Cómo leer un porcentaje bajo o negativo.

Paso a paso

1. Abre el reporte. Ve a Reportes, entra a la categoría Ventas y elige Rentabilidad por ítem.

2. Elige el período. Pulsa el botón de las fechas y elige un atajo (Este mes, Mes anterior…), o marca las fechas en el calendario y pulsa Aplicar: el reporte cambia al instante. Actualizar vuelve a traer las cifras del mismo período, por si registraste ventas mientras lo mirabas.

3. Lee las tarjetas. Arriba ves el Total vendido, el Costo total y, después del signo igual, la Rentabilidad total del período.

4. Lee la tabla. Cada fila es un producto con su Referencia, Total vendido, Costo total, Rentabilidad total y Porcentaje. Primero vienen los que más vendiste. El nombre del producto abre su ficha en otra pestaña.

5. Filtra. Pulsa Filtrar, elige si buscas por Ítem o por Referencia y escribe. Cerrar vuelve a mostrar todo.

6. Personaliza. Pulsa el ícono Personalizar (el de los controles deslizantes). Se abre un panel a la derecha: marca Fecha de la factura o Fecha de la nota crédito y pulsa Guardar. El reporte se actualiza al instante y la próxima vez que entres seguirá así.

7. Descárgalo. Pulsa Descargar y obtienes un Excel con las mismas filas y columnas de la pantalla, con el porcentaje como número para que lo puedas ordenar y graficar. Arriba de la tabla dice tu empresa y el período que tenías filtrado, así sabes de qué fechas es el archivo aunque le cambies el nombre.

8. Cambia de página. Abajo eliges cuántos Ítems por página ver (10, 20 o 30) y te mueves con las flechas o escribiendo el número de página.

Errores comunes

"Un producto me sale con rentabilidad negativa." Lo vendiste por menos de lo que te costó: revisa su precio de venta y su costo. También pasa si en el período solo hubo una devolución de ese producto, de una venta de otro mes; si prefieres que reste en el mes de la venta, cambia Personalizar a Fecha de la factura.

"Cambié las fechas y el reporte no cambió." Si marcaste las fechas en el calendario, falta pulsar Aplicar; un atajo se aplica solo. Si el período ya era el que querías y acabas de registrar una venta, pulsa Actualizar.

"No aparece un producto que sí vendí." Revisa que sea inventariable (los servicios no salen), que la factura no esté anulada ni en borrador, y el período.

"El costo no coincide con el costo que tiene mi producto hoy." Es correcto: se usa el costo del momento de cada venta. Si tu costo promedio cambió después, las ventas viejas conservan el suyo.

"El Total vendido no coincide con Ventas generales." Aquí solo están tus productos inventariables; en Ventas generales está todo lo que facturaste, servicios incluidos. Compáralo con Ventas por ítem: cada producto debe dar lo mismo que su Antes de impuestos.

"Filtré y las tarjetas de arriba no cambiaron." Filtrar solo busca en la tabla; las tarjetas siguen siendo las de todo el período.

"Quiero filtrar u ordenar el Excel y las primeras filas estorban." Las filas 1 y 2 dicen el reporte y el período, y la 3 va vacía. Selecciona desde la fila de los encabezados (la 4) antes de usar el filtro de Excel, o borra esas filas si no las necesitas.

"Un producto sale con costo en $0." Cuando lo vendiste no tenía costo registrado (por ejemplo, se creó sin costo inicial y nunca se le registró una compra). Cárgale el costo con una compra o un ajuste de inventario: las ventas nuevas ya lo tomarán.

Qué no hace todavía

• No se comparte con un link, a diferencia de Ventas por ítem y Ventas por cliente. Para mostrárselo a alguien, descárgalo en Excel.
• Solo se descarga en Excel; no hay CSV.
• No se filtra por bodega, vendedor, categoría ni centro de costo.
• Las columnas no se ordenan al pulsarlas: la tabla viene ordenada por Total vendido, de mayor a menor.