Auxiliar por tercero

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Auxiliar por tercero te muestra todo lo que tu contabilidad tiene registrado con un contacto: un cliente, un proveedor, un empleado o una entidad como la DIAN o una EPS. Eliges el contacto y el periodo, y ves cada cuenta contable en la que aparece, con su saldo anterior, lo que se movió y su saldo final.

Es el reporte para responder preguntas como «¿cuánto le debo de verdad a este proveedor?» o «¿por qué este cliente tiene saldo si ya me pagó?».

¿En qué te beneficia?

• Concilias con tus clientes y proveedores en minutos. Cuando un proveedor te manda su estado de cuenta, lo comparas contra este reporte en vez de buscar factura por factura.
• Encuentras errores de registro. Un pago cargado al contacto equivocado o una cuenta por cobrar que no se cierra salta a la vista.
• Le mandas el soporte a quien lo pide. Descárgalo en Excel con el nombre y la identificación del contacto y envíaselo a tu proveedor, a tu cliente o a tu contador.
• Preparas el cierre y la información exógena revisando que cada saldo esté a nombre de quien corresponde.

¿Cómo funciona?

Cada vez que registras una factura, un pago, una compra o un comprobante contable, sus movimientos quedan a nombre de un contacto. Este reporte junta solo los movimientos de ese contacto y los ordena por cuenta, como en tu catálogo.

Para cada cuenta verás:

• Saldo anterior: todo lo que pasó con ese contacto antes de la fecha de inicio del periodo.
• Débito y Crédito: lo que se movió dentro del periodo.
• Neto: la diferencia entre los dos, en el sentido natural de la cuenta. En una cuenta de activo (una caja, un banco, lo que te deben) suma lo que entró por débito; en una de pasivo, patrimonio o ingreso (lo que debes, tus ventas) suma lo que entró por crédito. Por eso un neto negativo significa que la cuenta se movió al revés de lo normal durante el periodo.
• Saldo final: el saldo anterior más el neto.

Algunas reglas que explican lo que ves:

• Sale toda cuenta que tenga saldo anterior o movimiento con ese contacto. Una cuenta puede aparecer con débito y crédito iguales y neto en $0: se movió, pero quedó igual.
• Un contacto que es cliente y proveedor a la vez aparece una sola vez, con lo de sus dos papeles junto.
• «Sin tercero» reúne los movimientos que no quedaron a nombre de nadie, como un gasto registrado sin contacto.
• Lo anulado no cuenta, igual que en el Balance de prueba.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A generar el auxiliar de un contacto en el periodo que necesites.
• A limitarlo a una cuenta contable y sus subcuentas.
• A leer el saldo anterior, el neto y el saldo final.
• A descargarlo en Excel para compartirlo.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Contables y elige Auxiliar por tercero.

2. Elige el tercero. Pulsa Tercero y busca el contacto por su nombre o su número de identificación. También puedes elegir Sin tercero. Al elegirlo, el reporte se genera solo.

3. Elige el periodo. Por defecto es Este mes. Pulsa el botón del periodo y elige un atajo (Hoy, Este mes, Este año…) o marca en el calendario el día de inicio y el de fin. En los dos casos, confirma con Aplicar.

4. Si quieres, limita la cuenta. Pulsa Cuenta contable y elige una cuenta. Verás esa cuenta y todas sus subcuentas: si eliges Caja, verás tus cajas. Para volver a ver todas, pulsa Limpiar filtro.

5. Revisa una cuenta en detalle. Pulsa el nombre de la cuenta para abrir Movimientos por cuenta contable en el mismo periodo, con cada registro uno por uno.

6. Descárgalo. Pulsa Descargar para bajar el Excel: trae tu empresa, el periodo, la fecha en que se generó y una fila por cuenta con el código, el tipo y el número de identificación del contacto.

Si registraste algo nuevo con el reporte abierto, pulsa Actualizar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El periodo y la cuenta contable están apagados". Primero hay que elegir un tercero: sin él no hay nada que mostrar.

"El saldo de mi cliente no coincide con Cuentas por cobrar". Cuentas por cobrar muestra las facturas pendientes; este reporte muestra la contabilidad del contacto en todas sus cuentas. Mira la fila de tu cuenta de clientes: su saldo final es lo que la contabilidad dice que te debe.

"Hay movimientos que no aparecen en ningún contacto". Búscalos en Sin tercero: son registros que se hicieron sin contacto. Si deberían ser de alguien, corrígelos en el documento o en el comprobante.

"Un neto sale negativo". La cuenta se movió en contra de su naturaleza en el periodo: por ejemplo, salió más plata de una caja de la que entró. Abre la cuenta para ver qué registro lo causó.

Qué no hace todavía

• No se filtra por centro de costo ni por tipo de contacto (clientes, proveedores): se consulta un contacto a la vez.
• No trae una fila de totales, igual que el reporte de referencia: para sumar, descárgalo en Excel.
• No lista cada transacción: para ver los registros uno por uno, pulsa la cuenta y abre Movimientos por cuenta contable.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.
• El Balance de prueba por tercero (todos los contactos a la vez, en Excel) todavía no está disponible.