Configuración avanzada de impuestos

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla donde enciendes funciones de impuestos que no todas las empresas necesitan. Hoy trae dos opciones:

Activar múltiples impuestos sobre items/cuentas contables: para poder poner más de un impuesto en un mismo producto (por ejemplo, IVA y el impuesto a los ultraprocesados).
Activar retenciones asumidas: para registrar como gasto una retención que tú pagas en lugar de descontársela a tu proveedor.

¿En qué te beneficia?

Tu contabilidad cuenta lo que de verdad pasó. Si el proveedor no aceptó que le retuvieras, o se te olvidó, la retención igual se le debe a la DIAN: asumirla la deja registrada como un gasto tuyo, sin descuadrar lo que le debes al proveedor.
Cada retención va a su cuenta de gasto. Con la opción encendida, cada retención trae su propia cuenta para asumidas, así que no tienes que elegirla cada vez.
No se enciende nada que no uses. Las empresas que nunca asumen retenciones no ven campos de más.

¿Cómo funciona?

Son casillas: marcas la que necesitas y pulsas Guardar. El botón se enciende solo cuando cambiaste algo.

🔑 Una opción activada ya no se puede desactivar. Al guardarla, su casilla queda marcada y apagada. Es así porque, una vez que tus documentos usan la función, quitarla dejaría esos registros sin la configuración que los explica.

Qué cambia al activar las retenciones asumidas. En Configuración → Impuestos → Retenciones, cada retención pide una cuenta más en Opciones avanzadas: la Cuenta contable para retenciones asumidas, que tiene que ser de gastos o costos. Viene puesta la de Parametrización contable y puedes cambiarla por retención. Después, cuando en un documento soporte o en una nota marcas Asumida en una retención, esa es la cuenta que aparece elegida; puedes cambiarla ahí mismo para ese documento.

Qué cambia al activar los múltiples impuestos. Por ahora, nada: la opción se guarda, pero poner varios impuestos en un mismo producto todavía no está disponible (ver Qué no hace todavía).

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A activar las retenciones asumidas, a darle a cada retención su cuenta de gasto y a entender por qué una opción activada queda fija.

Paso a paso para usar la función

Activar las retenciones asumidas

Ve a Contabilidad → Configuración y, en la tarjeta Impuestos, haz clic en Configuración avanzada.
Marca Activar retenciones asumidas. Pasa el mouse por el (?) para leer qué hace.
Haz clic en Guardar. Verás el aviso Éxito · La configuración de tus impuestos ha sido actualizada.

Darle a cada retención su cuenta de gasto

Ve a Configuración → Impuestos → Retenciones y edita la retención con el menú ⋮ → Editar.
En Opciones avanzadas, revisa Cuenta contable para retenciones asumidas y elige la cuenta de gasto que quieras.
Haz clic en Guardar.

Asumir una retención en un documento

En el documento soporte (o en una nota débito o de ajuste), agrega la retención.
Activa Asumida: se abre Configuración de retenciones con la cuenta de esa retención ya elegida.
Confírmala (o cambia la cuenta) y guarda el documento. La retención no se le descuenta al proveedor: se registra como gasto.

Errores comunes y cómo solucionarlos

No puedo desmarcar una opción: una vez activada queda fija; es así a propósito.
El botón Guardar está apagado: no cambiaste nada, o tu rol no tiene permiso para editar la configuración de Contabilidad.
"Hubo un problema al actualizar la configuración de tus impuestos": vuelve a intentarlo; si sigue pasando, revisa que tu plan de Contabilidad esté activo.
Al editar una retención no puedo guardar: con las retenciones asumidas activadas, la Cuenta contable para retenciones asumidas es obligatoria y tiene que ser una cuenta de movimiento de gastos o costos.

Qué no hace todavía

Los múltiples impuestos por producto todavía no están disponibles. La casilla se guarda, pero tus productos y documentos siguen aceptando un solo impuesto por línea.
En el documento soporte, la cuenta de la retención se reconoce por su tipo y su porcentaje. Si tienes dos retenciones del mismo tipo con el mismo porcentaje, aparece la cuenta de la primera de la lista.
La factura de compra no tiene el interruptor Asumida. Las retenciones asumidas se registran en el documento soporte y en las notas.