Sincronización contable: trae a Vecipp lo que la DIAN tiene de tu empresa

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

La DIAN guarda una copia de cada factura electrónica que tu negocio emite o recibe. Sincronización contable toma ese listado y registra en Vecipp lo que te falta: las ventas que hiciste con otro programa, las facturas de tus proveedores y tus documentos soporte, con los clientes y proveedores que todavía no tienes. Lo que ya está en Vecipp no se repite.

Sirve para empezar en Vecipp con tus meses anteriores ya cargados, y para ponerte al día cuando algo se quedó sin registrar.

¿En qué te beneficia?

No digitas factura por factura. Cientos de documentos entran de una vez, con su cliente o proveedor, sus impuestos y sus retenciones.
Tu contabilidad queda igual a lo que reportó la DIAN. Las ventas, las compras y el IVA salen de la misma fuente que usa la DIAN para revisarte.
No pierdes IVA descontable. Una factura de proveedor que nunca registraste es un IVA que no descontaste: aquí entra con su IVA.
No duplicas nada. Vecipp compara cada documento con lo que ya tienes antes de registrarlo.

¿Cómo funciona?

Vecipp lee el archivo de la DIAN y compara cada documento con lo que ya tienes, por su CUFE o por su número y el NIT del cliente o proveedor:

Nuevo: no está en Vecipp. Entra (puedes desmarcarlo).
Ya está: lo tienes con el mismo número y valor. No se repite.
Se parece: tienes uno con el mismo número pero con algo distinto (el total, la fecha o el contacto). No entra, salvo que lo marques porque de verdad es otro. Vecipp nunca borra ni reemplaza lo tuyo.
No se trae: notas crédito y débito, nómina, documentos con impuesto al consumo u otro impuesto distinto del IVA, en otra moneda o rechazados por la DIAN. Esos se registran a mano por ahora.
Mes cerrado: si cerraste ese mes en Cierre contable, no entra hasta que lo reabras.

Cómo se registra cada documento. El archivo de la DIAN trae el encabezado de cada documento (número, fecha, NIT, impuestos, retenciones y total), no los productos. Por eso todo entra por su valor, con una línea llamada «Datos iniciales - DIAN»:

Tus ventas se registran como facturas de venta con su número original, en una numeración aparte llamada «Traídas de la DIAN». No se vuelven a enviar a la DIAN: ya están emitidas. Llevan su ingreso, su IVA y lo que te deben.
Tus compras y documentos soporte se registran como facturas de compra contra la cuenta «Costo por documentos traídos desde la DIAN» (Vecipp la crea junto al costo de la mercancía vendida), con su IVA descontable y las retenciones que les hiciste. No mueven tu inventario.
Si tu empresa es no responsable de IVA, el IVA de las compras se suma al costo.
Los clientes y proveedores que no existan se crean con el NIT o la cédula y el nombre que trae la DIAN. Las ventas a Consumidor final van a tu Consumidor final.

Pagos automáticos (opcional): si los activas, Vecipp registra el pago completo, con la fecha del documento y en la cuenta que elijas, de lo que la DIAN tiene de contado y de lo que tiene más días de los que indiques (60, de fábrica). Después puedes cambiarlos o eliminarlos desde Pagos.

El registro corre en segundo plano: puedes cerrar la pantalla y te avisamos en la campana cuando termine.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A descargar el listado del portal de la DIAN, a subirlo a Vecipp, a elegir qué traer y de qué fechas, a revisar lo nuevo y lo que se parece, a activar los pagos automáticos y a ver lo que entró.

Paso a paso para usar la función

Descarga el listado de la DIAN. Entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co con el usuario de tu empresa, confirma el ingreso con el enlace que te llega por correo, ve a Histórico › Descarga de listados, elige las fechas con Grupos: Todos y haz clic en Exportar Excel. Cuando esté listo, descarga el .zip.
Ve a Contabilidad › General › Sincronización contable y, en Traer lo de la DIAN, haz clic en Empezar.
Paso 1 · Conecta. Suelta el .zip (o el .xlsx que trae dentro) en la zona punteada, o haz clic en Elegir archivo. Si tienes abierto el correo de la DIAN, también puedes pegar el enlace del botón «Ingrese aquí», elegir las fechas y hacer clic en Traer: Vecipp descarga el archivo por ti.
Paso 2 · Qué traer. Marca Ventas, Compras, Clientes y Proveedores (los dos últimos crean los contactos que falten). Elige las fechas: Todo el archivo, Este mes, Mes pasado o Elegir fechas. Haz clic en Siguiente.
Paso 3 · Revisa. En las pestañas Ventas, Compras, Clientes y proveedores y No entran ves cada documento con lo que pasa con él. Desmarca lo que no quieras traer, o marca uno que se parece si de verdad es otro. Si quieres, abre Pagos automáticos, actívalos y elige la cuenta.
Haz clic en Registrar N documentos.
Paso 4 · Listo. Verás el avance y, al terminar, lo que entró (con enlace a cada documento) y lo que no pudo entrar, con el motivo. También te llega un aviso a la campana.

Cada vez que traes algo queda en Lo que ya trajiste, en la portada de Sincronización contable. Si te arrepientes antes de registrar, usa Descartar lo traído: no se registra nada.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Este archivo es de otro contribuyente (NIT …)": el listado es de otra empresa. Descarga el de la tuya, o revisa el NIT en Configuración › Empresa.
"Tu empresa no tiene NIT registrado": complétalo en Configuración › Empresa.
"El archivo no parece un listado de la DIAN": sube el .zip de Descarga de listados tal como llega, o el .xlsx que trae dentro, sin cambiarle columnas.
Un documento dice "no está en Vecipp: marca Clientes (o Proveedores)": su contacto no existe y no marcaste crearlo en el paso 2. Vuelve al paso 2 y márcalo.
"Falta la cuenta de Costo de la mercancía vendida" o "de IVA descontable": configúrala en Configuración › Parametrización contable y vuelve a traer el archivo.
"El mes está cerrado": reábrelo en Cierre contable de resultados si de verdad quieres registrar algo en ese mes.
El enlace del correo no funciona: vale una hora. Pide uno nuevo en el portal de la DIAN, o descarga el archivo y súbelo.

Qué no hace todavía

No trae los productos de cada factura: todo entra por su valor, sin mover el inventario. Para tus compras con productos, usa Compras automáticas con el XML del proveedor.
No trae notas crédito ni débito, ni documentos con impuesto al consumo u otro impuesto distinto del IVA, ni en otra moneda: regístralos a mano.
No completa los datos de los contactos nuevos (correo, dirección, teléfono): se crean con su identificación y su nombre.
"Migrar desde otro programa" (subir el balance de prueba para armar saldos iniciales, catálogo y contactos) está en camino.
No hay importación de contactos desde Excel todavía.
Un documento con varias tarifas de IVA entra con su IVA completo en una sola línea, sin separar por tarifa.